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Besseres Handling für Ihre E-Mails in FLOWFACT3 min Lesezeit

BALD FÜR SIE VERFÜGBAR

Eine neue Standard-Formartierung für Ihre E-Mails in FLOWFACT

Die E-Mail-Funktionen in der FLOWFACT Immobiliensoftware gehören zu den breit angelegten Anwendungsfeldern. So wird auch die operative Funktionalität kontinuierlich weiterentwickelt und im Sinne Ihrer Anwendungsqualität haben wir im ersten Quartal 2022 viele kleine Verbesserungen auf der Benutzeroberfläche und den Standard-Vorlagen vorgenommen.

Die wichtigste Neuerung: Wir werden Verdana in der Größe 12px in der Farbe Schwarz als neuen Standard einführen. Dies wird Times New Roman ablösen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, selbst einen unternehmensspezifischen Standard-E-Mail-Stil festzulegen. Dieser wird als Backup für Ihre Templates genutzt.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie für alle Vorlagen und Signaturen, sowie anderweitig anfallende Kommunikation eine einheitliche Schriftart. 

HINWEIS: Diese Einstellung wird nicht auf bestehende Vorlagen angewendet. Sollten Sie in Ihrer bestehenden Vorlage Arial verwenden, aber Verdana ist als Standardstil des Unternehmens eingestellt, wird Arial weiterhin in der Vorlage angewendet. 

Besseres Handling für Ihre E-Mails in FLOWFACT

Ein zweiter Fokus liegt auf verschiedene Detail-Anpassungen, um beispielsweise das Hinzufügen von Empfänger:innen zur E-Mail und das Arbeiten im Allgemeinen zu optimieren. Im Folgenden geben wir Ihnen eine kurze Übersicht zu den kommenden Verbesserungen in chronologisch absteigender Reihenfolge.

Markierung mit Namensanzeige: Verlinkte Kontakte werden blau hinterlegt und der Name anstelle der Adresse angezeigt. Unbekannte Mails haben weiterhin eine gelbe Markierung. 

Intelligente Darstellung der Empfänger:innen im Versand: Anstatt alle Empfänger:innen in einer langen Zeile aufzulisten, erscheinen sie mit mehr Übersicht – dies ist insbesondere bei Serienmails von Relevanz. Dabei kann das Schreiben von Empfängermails nun auch mit Leertaste, Tabulator oder Wegklicken beendet werden. 

Direkte Verlinkung von Kontakten: Bei Eingabe der E-Mail-Adresse werden die entsprechenden Kontakte automatisch verlinkt, sobald sie gefunden wurden. Es sind keine zusätzlichen Klicks mehr erforderlich. 

Kopieren und Einfügen von E-Mail-Adressen: Die hinterlegten Kontakte lassen sich so schnell und einfach in die Empfängerzeile übertragen. Nach der Eingabe kann direkt mit der Suche nach der nächsten Person begonnen werden.  

Bereits in Ihrem FLOWFACT verfügbar

Buttons für „Senden“ und „Vorschau“ immer sichtbar – mit neuer Position am Rand des Bearbeitungsfensters. Das endlose Scrollen, um eine kurze E-Mail zu senden, gehört der Vergangenheit an. 

Anhänge vor Versand überprüfen: Dokumente, die zu einer bearbeiteten E-Mail hinzugefügt werden, können nun schnell in der Vorschau angezeigt werden. Dabei öffnet sich diese in einem neuen Fenster. So können Sie vor dem Absenden alle Anhänge auf ihre Richtigkeit überprüfen. 

E-Mails ausdrucken – per Knopfdruck! Für die bessere Übersicht und eine sachgerechte Aktenlage – über „E-Mail drucken“ können Sie Ihre Korrespondenz direkt aus FLOWFACT heraus in Papierform bringen. 

Alternative E-Mail-Signaturen: Mehr Variabilität und eine Ideengrundlage für den ausdrucksstarken Absender finden Sie „E-Mail-Vorlagen“ im Ordner „Signaturen“. 

E-Mails in FLOWFACT: Rechtevergabe für private Termine via Outlook

Das Outlook-Addin harmonisiert jetzt noch besser mit der Funktionalität Ihrer E-Mails in FLOWFACT: Wird ein Termin bei der Anlage in Outlook als “Privat” markiert, wird die Berechtigung in FLOWFACT für die jeweiligen Nutzer:innen selbst eingeschränkt. Auch wenn nachträglich der Termin auf “Privat” gesetzt wird, werden sämtliche vorangegangenen Berechtigungen durch die individuelle Rechtevergabe ersetzt. Dabei kann die Berechtigung in FLOWFACT aber wieder frei vergeben werden, was zugleich KEINE Auswirkungen auf den Status “Privat” in Ihrem Outlook-Kalender hat.