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Update: E-Mails in FLOWFACT – mit direkter Termineinladung3 min Lesezeit

Neue Client-Funktion für die Terminplanung

Die Organisation von Besichtigungsterminen ist in vielen Arbeitsschritten eng mit der E-Mail-Kommunikation verknüpft. Dieser Verwandtschaft im wiederkehrenden Prozess tragen wir in der FLOWFACT Immobiliensoftware nun mit einer passgenauen Funktion Rechnung. 

Auf vielfachen Wunsch hin können Sie mit den erweiterten Client-Funktionen Ihre Kund:innen sowie Kundengruppen ab sofort per E-Mail direkt aus FLOWFACT heraus einladen. Das Feature steht für fast alle Schemas mit einer Kontaktverknüpfung zur Verfügung – z.B.: Anfragen verwalten. So können Sie direkt mit den Interessent:innen in Kontakt treten, wenn deren Anfrage eingeht, oder Massenabsagen senden, wenn ein Grundstück bereits vergeben wurde. Eine entsprechende E-Mail lässt sich sofort im Schema aufrufen. Im weiteren Verlauf erhalten Sie einen geschlossenen Workflow von der Terminanlage bis zum Mailversand der Einladung. Im Umfang sind Ihnen praktisch keine Grenzen gesetztAus sämtlichen Listen wie z.B. Kontakte, Portalanfragen, oder individuellen Pools können beliebig viele Datensätze markiert und mit dem Appointment Workflow eingesetzt werden. 

Mit Aufruf der Funktion öffnet sich die Kalenderübersicht, um einen Termin festzulegen. Diesen können Sie daraufhin direkt in einer vorbereiteten E-Mail mit einfachen Import in z.B. MS Outlook als .ICS Anhang im Serien- oder Einzelversand an die ausgewählten Kund:innen kommunizieren. Neben der Termineinladung lässt sich der weitere Verlauf fortan schnell aktualisieren – sollte sich beispielsweise die Uhrzeit oder der Wochentag ändern. Eine Verschiebung ist so mit ein paar Klicks und konkreten Zeilen nach nur wenigen Minuten bereits im Postfach der Kund:innen. 

Erweiterung des E-Mail Client: Detaillierte Kontoverwaltung

Das Dashboard ist die Startseite Ihrer FLOWFACT Immobiliensoftware und wird direkt nach dem Log-in angezeigt. Hier finden Sie auch verschiedene Widgets für die Übersicht: 

  • Immobilien Widget: Zeigt die zuletzt editierten Immobilien an.  
  • Release Widget: Zeigt die neusten Blog-Einträge und Webinare von FLOWFACT an 
  • Onboarding Widget: Hilfebereich mit Userlane Tutorials 

Über das Dashboard haben wir auch schon in der Vergangenheit berichtet. Hier finden Sie den detaillierten Artikel in unserem Blog-Archiv: https://www.flowfact.de/blog/das-neue-dashboard/ 

In der aktuellen Version können Sie nun von jedem Benutzerkonto aus zwischen den Absender:innen wechseln, wenn mehrere E-Mails gleichzeitig konfiguriert wurden. Zudem lassen sich einzelne E-Mail-Konten als StandardSendeadressen definieren. Dieser Kontakt wird immer ausgewählt, wenn eine E-Mail geschrieben werden sollDabei kann der vordefinierte Account mit einem Klick auf das Fenster einfach ausgetauscht werden.

Weniger Aufwand durch treffsichere Templates

Durch das Anlegen und Einsetzen von spezifischen Templates können Sie Ihre E-Mails im Client schnell und einfach bearbeiten, ohne den kompletten Inhalt zu überschreiben. So lässt sich z.B. der Inhalt unabhängig von der Signatur ändern. Zusätzlich werden die Platzhalter in der Signatur – Nutzer:in und Unternehmen – direkt aufgelöst. Das sichert die Lesbarkeit der Signatur auch ohne den Klick auf Preview. Mehr dazu in diesem Blogartikel.

Neue Software-Integration: Versenden Sie Massenmailings über Mailchimp!

Im Zuge von verschiedenen Kundenprojekten haben wir Mailchimp als Tool für den Massenversands in die Client-Funktionen von FLOWFACT integriert. So verfügen Sie über eine führende Lösung für den Versand Ihrer Newsletter sowie von personalisierten und automatisierten E-Mail-Kampagnen mit gezielter Kontaktauswahl direkt aus Ihrem FLOWFACT heraus. Nicht vergessen: Ihre Kund:innen freuen sich auch über digitale Weihnachtsgrüße. 😊 

Die Funktionsweise im Überblick: 

  • Sie können Ihre Kontakte oder segmentierte Teile einer Kontaktliste aus FLOWFACT exportieren. 
  • Die gesendeten Kampagnen sehen Sie in der FLOWFACT Historie dieser Kontakte. 

Ob in der kostenfreien Version mit limitierter Anzahl von Adressen oder als bezahlte Anwendung mit allen Möglichkeiten – Sie können Ihren Mailchimp-Account sofort in FLOWFACT integrierenDetaillierte Informationen finden Sie in den bestehenden FAQ-Artikel: 

Einrichten der Mailchimp Integration 

Anwendung von Mailchimp über FLOWFACT