Diese „Besonderen Nutzungsbedingungen „FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal) und FLOWFACT hAPPy® Produkte“ gelten ergänzend zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der FLOWFACT GmbH (nachfolgend „FLOWFACT AGB“).

I. Vertragsgegenstand, Leistungen der FLOWFACT GmbH

  1. Die Produkte FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal) und FLOWFACT hAPPy® ermöglichen dem Anwender die Nutzung von Software, ohne dass der Anwender die Software auf eigener Hardware installiert. Die FLOWFACT GmbH stellt dem Anwender die dafür notwendige Infrastruktur und die Leistungen in einem Rechenzentrum zur Verfügung. Die Produkte FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal) und FLOWFACT hAPPy® bleiben Eigentum der FLOWFACT GmbH.
  2. Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Online-Bereitstellung und Online-Nutzung der jeweils aktuellen Version der in dem individuellen Angebot der FLOWFACT GmbH vereinbarten FLOWFACT Software (nachfolgend insgesamt „Software“) für die Laufzeit dieses Vertrages durch die FLOWFACT GmbH. Der Kunde erhält die technische Möglichkeit und Berechtigung, auf die Software mittels Datenfernübertragung über das Internet zuzugreifen. Dieser Zugriff ist entweder im Rahmen des Produkts „FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal)“ oder des Produkts „FLOWFACT hAPPy®“ möglich. Diese Produkte stehen ausschließlich zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der Kunde ist für die ausreichende Anbindung an das Internet, z.B. über DSL oder sonstige Breitbandanschlüsse, sowie die Einhaltung der Systemvoraussetzungen FLOWFACT Performer CRM und die hAPPy®-Produkte selbst verantwortlich. Sofern in diesen besonderen Nutzungsbedingungen nicht ausdrücklich anders geregelt, gelten die nachstehenden Regelungen sowohl für das Produkt „FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal)“ als auch für das Produkt „FLOWFACT hAPPy®“.
  3. Folgende Leistungen sind im Leistungsumfang enthalten:
    • die Zurverfügungstellung der Software, mit dem in der jeweiligen Leistungsbeschreibung definierten Leistungsumfang, auf die der Kunde mittels eigener Datenfernverbindung zugreifen und die er für die Durchführung seiner Geschäftsprozesse nutzen kann. Die Software befindet sich physisch nicht beim Kunden, sondern bei der FLOWFACT GmbH. Bei Beauftragung von FLOWFACT hAPPy® erhält der Kunde einen Downloadlink, über den er mit seinen Zugangsdaten Zugang zu FLOWFACT hAPPy® bekommt;
    • die regelmäßige Durchführung von Untersuchungen und Analysen zu Art und Umfang der Softwarenutzung des zum Zwecke der Beratung des Kunden hinsichtlich der Optimierung der Nutzung der Software im Sinne eines „Success-Managements“ (Umfang und Art der Untersuchungen und Analysen und der zu diesem Zweck verarbeiteten Daten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung);
    • die Bereitstellung von Speicherplatz in dem in der jeweiligen Leistungsbeschreibung definierten Umfang für folgende Zwecke:
      a) Einstellen von Dateien (z.B. Objektfotografien, Vorlagen, Exposés);
      b) Datenbankspeicherplatz;
  4. die Einräumung der für die Nutzung der Software erforderlichen einfachen Nutzungsrechte;
  5. die automatische Aktualisierung der Software durch Updates. Updates können gegebenenfalls zu einer veränderten Nutzeroberfläche führen und deshalb Schulungen beim Kunden erforderlich machen. Solche Schulungen sind nicht Leistungsgegenstand dieses Vertrages, sondern gesondert zu beauftragen und zu vergüten; und
  6. Unterstützung bei Benutzung der Software über einen Service Desk (nachfolgend „Support“).
  7. Weitere Leistungen (Upgrades) kann der Kunde gemäß der jeweils gültigen Preisliste bei der FLOWFACT GmbH beauftragen. Individualisierungen und Anpassungen der Software können ebenfalls gesondert beauftragt werden (z.B. Vorlagen, Schnittstellen) und sind gesondert zu vergüten.
  8. Der mit der Software bereitgestellte Datenbankspeicher für die in der Software hinterlegten Daten und Dateien ist auf 1 GB („FLOWFACT hAPPy® light“) und 2 GB je Benutzer („FLOWFACT direct hAPPy®“ / „FLOWFACT Cloud Performer“) beschränkt. Für das Produkt „FLOWFACT hAPPy® Prime“ erweitert sich der Datenbankspeicher um monatlich 2 GB/System. Darüber hinaus genutzter Datenbankspeicher ist pro Monat zu einem Betrag von EUR 2,50 pro GB gesondert zu vergüten. Ausgenommen davon sind Nutzer von „FLOWFACT hAPPy® Ultimate“. Eine Speicherflatrate ist in dieser Version enthalten. Den verwendeten Datenbankspeicher in den FLOWFACT hAPPy® Produkten kann der Auftragnehmer in der Software unter „Administration-Grundeinstellungen-Organisationseinheiten-Speicherauslastung“ einsehen.
  9. Anwender der Produkte FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal) können den verwendeten Datenbankspeicher bei der FLOWFACT GmbH erfragen.
  10. Die Funktionen der jeweiligen Software sowie der Support-Umfang ergeben sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung, die Vertragsbestandteil wird.

II. Nutzungsrechte und unberechtigte Nutzungen durch Dritte

  1. Der Kunde erhält das nicht ausschließliche, zeitlich auf die Laufzeit dieses Vertrages beschränkte Recht, auf die Software in ihrer jeweils aktuellen Version (inkl. Updates) mittels Datenfernübertragung über das Internet zuzugreifen und über das Internet die mit der Software verbundenen Funktionalitäten gemäß diesem Vertrag zu nutzen. Dieses Nutzungsrecht erstreckt sich ausschließlich auf die vom Kunden der FLOWFACT GmbH namentlich genannten Nutzer der Software (nachfolgend „Named User“). Darüber hinaus gehende Rechte an der Software erhält der Kunde nicht.
  2. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software über die nach Maßgabe dieses Vertrages erlaubte Nutzung hinaus zu nutzen oder von Dritten nutzen zu lassen oder sie Dritten zugänglich zu machen, die keine Named User sind. Insbesondere ist es dem Kunden nicht gestattet, die Software oder Teile davon zu vervielfältigen, öffentlich zugänglich zu machen, zu veräußern oder zeitlich begrenzt zu überlassen, vor allem nicht zu vermieten oder zu verleihen.

III. Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde wird die ihn zur Leistungserbringung und -abwicklung dieses Vertrages treffenden Pflichten erfüllen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Hardware auf der die Software genutzt werden soll, den erforderlichen Systemvoraussetzungen FLOWFACT Performer CRM und die hAPPy®-Produkte entspricht. Der Kunde ist für die inhaltliche Richtigkeit und formale Zulässigkeit der von dem Kunden in die Software eingestellten und/oder mittels der Software veröffentlichten Daten allein verantwortlich. Der Kunde gestattet die regelmäßige Durchführung von Untersuchungen und Analysen zu Art und Umfang der Softwarenutzung des Kunden und die Erstellung und Lieferung von entsprechenden Reports zum Zwecke der Beratung des Kunden hinsichtlich der Optimierung der Nutzung der Software.
  2. Er wird insbesondere
    1. dafür Sorge tragen, dass die Software nur von den Named Usern genutzt wird;
    2. der FLOWFACT GmbH jede Änderung im Nutzerbestand (Aktivierung neuer Nutzer, Deaktivierung bisheriger Nutzer, Nutzerwechsel) unverzüglich in Textform (z.B. per E-Mail) anzeigen;
    3. der FLOWFACT GmbH jede Änderung seiner Anschrift, seines Namens, seiner Rechtsform oder seiner Bankverbindung dem Anbieter rechtzeitig mitteilen;
    4. die Software und den zur Verfügung gestellten Speicherplatz ausschließlich für Daten, die in Zusammenhang mit den hier genannten Produkten stehen, nutzen. Der Anwender versichert, dass er keine Inhalte speichern oder einstellen wird, deren Bereitstellung, Veröffentlichung oder Nutzung gegen geltendes Recht oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt. Der Anwender wird den zur Verfügung gestellten Speicherplatz nicht rechtswidrig und/oder missbräuchlich nutzen oder nutzen lassen (z.B. indem Rechte zur Nutzung und/oder Bearbeitung entsprechender Bilder, Fotografien, Grundrisse und/oder sonstigen Dateien fehlen), insbesondere nicht
      • verleumderisch oder ehrverletzend für andere natürliche oder juristische Personen;
      • unter Verletzung geschützter Rechte Dritter wie Urheber und Leistungsschutzrechte, Marken- und sonstige Kennzeichnungsrechte, Patentrechte, Geschäftsgeheimnisse oder Vertraulichkeitsvereinbarungen;
      • Personen oder Sachen Schäden zufügen oder Personen auf andere Weise belästigen;
      • die Rechte anderer Personen auf Schutz der Privatsphäre oder ihr allgemeines Persönlichkeitsrecht verletzen;
      • pornografische, obszöne oder herabwürdigende Materialen einstellen;
      • zu gesetzeswidrigen Handlungen auffordern oder diese fördern; und/oder
      • dies in einer Weise tun, die gemäß geltendem Recht zu straf- oder zivilrechtlicher Verfolgung führen kann;
    5. den möglichen Austausch von elektronischen Nachrichten nicht missbräuchlich für den unaufgeforderten Versand von Nachrichten oder Informationen an Dritte zu Werbezwecken (Spam) nutzen;
    6. die FLOWFACT GmbH bei Verstößen gegen die Verpflichtungen aus Ziff. III.2 auf erstes Anfordern von sämtlichen Ansprüchen Dritter einschließlich anfallender Kosten freistellen. Erkennt der Kunde oder muss er erkennen, dass ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen droht, besteht die Pflicht zur unverzüglichen Unterrichtung der FLOWFACT GmbH;
    7. die erforderliche Einwilligung des jeweils Betroffenen einholen, soweit er im Rahmen der Nutzung der Software personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt und kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand eingreift;
    8. vor der Versendung von Daten und Informationen diese auf Viren prüfen und dem Stand der Technik entsprechende Virenschutzprogramme einsetzen. Sowohl Anbieter als auch Anwender sind verpflichtet, die Betriebssicherheit des jeweiligen Systems nicht zu gefährden. Dies gilt insbesondere für unsachgemäße Nutzung oder Installation fremder Software. Bei Zuwiderhandlung und damit verbundenen Nutzungsausfall haftet der Verursacher. Schadensersatzansprüche aus missbräuchlicher Nutzung im vorstehenden Sinne bleiben vorbehalten.
    9. sich und alle Named User verpflichten, Benutzerkennung, Zugangsdaten und Passwort für den jeweiligen User-Account so aufzubewahren, dass der Zugriff auf diese Daten durch unbefugte Dritte unmöglich ist, um einen Missbrauch des Zugangs durch Dritte auszuschließen. Ebenso verpflichtet sich der Anwender sich und alle Named User die o.g. Daten geheim zu halten, sowie ihrerseits die für die Nutzung der Software in dieser Ziff. III aufgeführten Bestimmungen einzuhalten; und
    10. Störungen des vertragsgegenständlichen Dienstes der FLOWFACT GmbH unverzüglich zu melden (E-Mail ist ausreichend).
  3. Für die inhaltliche Richtigkeit und formale Zulässigkeit der eingestellten Daten ist der Provider nicht verantwortlich. Die Verantwortlichkeit liegt ausschließlich beim Anwender.
  4. Die FLOWFACT GmbH ist im Rahmen der Veröffentlichung von Immobilienangeboten des Kunden auf Internetportalen berechtigt, bei der Übertragung von Bildern, Fotografien, Grundrissen und/oder sonstigen Dateien in Internetportale, die der Kunde über die entsprechende Schnittstelle der Software vornimmt, ein Zeichen der FLOWFACT GmbH in diese Bilder, Fotografien, Grundrisse und/ oder sonstige Dateien zu integrieren. Der Kunde garantiert, dass er über die erforderlichen Rechte zur Vornahme dieser Integration verfügt, insbesondere über das Recht zur Bearbeitung entsprechender Bilder, Fotografien, Grundrisse und/oder sonstiger Dateien. Die FLOWFACT GmbH ist ferner berechtigt, vom Kunden mittels der Software versendete E-Mails automatisch mit einem Zusatz zu versehen, der die Versendung über die Software kennzeichnet (z.B. „Diese Mail wurde mit FLOWFACT erstellt und versendet.“).
  5. Der Kunde ist bei Vertragsbeendigung verpflichtet, die Zugangsdaten für die FLOWFACT Cloud Produkte unverzüglich herauszugeben.

IV. Vertragswidrige Nutzung der Software

  1. Die FLOWFACT GmbH ist berechtigt, bei Verstoß des Kunden gegen eine der in diesem Vertrag festgelegten wesentlichen Pflichten, insbesondere bei Verstoß gegen die in Ziff. III.2 genannten Pflichten, den Zugang des Kunden zur Software und zu dessen Daten zu sperren. Der Zugang wird erst dann wiederhergestellt, wenn der Verstoß gegen die betroffene wesentliche Pflicht dauerhaft beseitigt bzw. die Wiederholungsgefahr durch Abgabe einer angemessenen strafbewehrten Unterlassungserklärung gegenüber der FLOWFACT GmbH sichergestellt ist. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die monatliche Vergütung zu zahlen. Entsprechende Verstöße der Named User sind dem Kunden zuzurechnen.
  2. Die FLOWFACT GmbH ist berechtigt, bei einem Verstoß gegen Ziff. III.2 die betroffenen Daten zu löschen.
  3. Für jeden Fall, in dem der Kunde die Nutzung der Software durch Dritte entgegen Ziff. II schuldhaft ermöglicht, hat der Kunde jeweils eine sofort fällige Vertragsstrafe in Höhe der dreifachen monatlichen Vergütung zu zahlen. Die Geltendmachung von Schadensersatz im Rahmen von Ziff. VII der FLOWFACT AGB bleibt der FLOWFACT GmbH vorbehalten. In diesem Fall wird die Vertragsstrafe auf den Schadensersatzanspruch angerechnet.
  4. Im Falle einer unberechtigten Ermöglichung des Zugangs zur Software hat der Kunde der FLOWFACT GmbH zudem auf Verlangen unverzüglich sämtliche Angaben zur Geltendmachung der Ansprüche gegen den unbefugten Nutzer zu machen, insbesondere dessen Namen und Anschrift mitzuteilen.

V. Pflichten und Rechte der FLOWFACT GmbH

  1. Die FLOWFACT GmbH stellt dem Kunden Zugangskennung und Passwort für jeden Named User bereit.
  2. Für die inhaltliche Richtigkeit und formale Zulässigkeit der von dem Kunden in die Software eingestellten und/oder mittels der Software veröffentlichten Daten ist die FLOWFACT GmbH nicht verantwortlich. Die Verantwortlichkeit liegt ausschließlich beim Kunden.
  3. Dem Anwender wird die Software von der FLOWFACT GmbH i.d.R. sieben Tage die Woche jeweils 24 Stunden zur Verfügung gestellt. Aufgrund von allgemein in der Natur von Software liegenden Problemen gilt eine Verfügbarkeit von 98% dieser Zeit als vertragsgemäß.
    • Es kann zu Wartungsarbeiten kommen, welche zu einer Nichtverfügbarkeit führen können. Die FLOWFACT GmbH wird diese in üblicherweise nutzungsarmen Zeiten durchführen und diese rechtzeitig durch Mitteilung unter www.flowfact.de oder per E-Mail ankündigen, soweit deren Durchführung zu anderen Zeiten oder eine sofortige Durchführung ohne Ankündigung nicht zwingend erforderlich ist.
    • Maßgebend für die Beurteilung der Verfügbarkeit sind die von der FLOWFACT GmbH vorgenommenen Messungen und die nachfolgenden Verfügbarkeitskriterien.
    • Verfügbarkeit ist der Zeitraum, in dem die Software innerhalb eines Zeitraumes von einem Kalenderjahr zur Verfügung steht. Die Verfügbarkeit wird unter Beachtung der nachfolgenden Definitionen wie folgt berechnet:
    • 100 x (GS-NV) / GS = % Verfügbarkeit
      • „GS“ ist die Gesamtanzahl der Stunden innerhalb eines Kalenderjahres abzüglich aller Zeiten für Wartungsarbeiten im Sinne von Ziff. V.3 Aufzählungspunkt eins sowie Nichtverfügbarkeit aufgrund von Schäden, die durch Dritte verursacht werden, behördlicher Anordnungen und sonstigen Gründen der öffentlichen Sicherheit und Ordnung. Ausgenommen sind außerdem Zeiträume, in denen die in Ziff. I dieser besonderen Nutzungsbedingungen und/oder der jeweiligen Leistungsbeschreibung vereinbarten Nutzungsparameter durch einen Named User überschritten werden.
      • „NV“ ist die Gesamtanzahl der Stunden innerhalb eines Kalenderjahres, in denen die Software nicht verfügbar ist.
      • „Nicht verfügbar“ ist die Software, wenn der Kunde überhaupt keinen Zugriff auf die Software oder eine ihrer wesentlichen Anwendungen erhält.
      • In Fällen höherer Gewalt (Ziff. VIII der FLOWFACT AGB) wird die FLOWFACT GmbH für die Dauer des Ereignisses und einer angemessenen Vor- und Nachlauffrist von ihren vertraglichen Verpflichtungen freigestellt. Die vorgenannten Unterbrechungszeiten werden nicht auf die Verfügbarkeit angerechnet.
      • Wird am Ende eines Kalenderjahres festgestellt, dass die Verfügbarkeitszusage nicht eingehalten wurde, gilt folgende pauschalierte Minderung der im Abrechnungszeitraum gezahlten Vergütung als vereinbart (Nichtverfügbarkeitsstaffel):
Von95%90% 
bis<98%<95%<90%
Minderung5%10%30%

4. Nach diesem Vertrag schuldet die FLOWFACT GmbH die tägliche Sicherung der Daten. Im Falle von Systemausfällen wird eine werktägliche Wiederherstellungszeit von acht Stunden geschuldet. Bei einem Systemtotalausfall können Datenverluste von maximal drei Werktagen auftreten.

5. Die FLOWFACT GmbH ist verpflichtet, dem Kunden die von ihm in der Software gespeicherten Daten bei Vertragsende in elektronischer Form auszuhändigen. Alternativ wird die FLOWFACT GmbH diese Daten, soweit der Kunde auf eine entsprechende Anfrage ausdrücklich schriftlich (E-Mail genügt) zugestimmt hat, unwiderruflich datenschutzgerecht entsorgen bzw. löschen und dem Kunden die Entsorgung bzw. Löschung unaufgefordert durch Vorlage entsprechender Bestätigungen nachweisen. Die Kosten für die Aushändigung trägt der Kunde gemäß der im Zeitpunkt der Löschung gültigen Preisliste der FLOWFACT GmbH.

6. Während eines Zahlungsverzugs des Kunden ist FLOWFACT berechtigt, die Leistung ganz oder teilweise zu verweigern, z.B. bei Online-Produkten (explizit FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal) sowie die FLOWFACT hAPPy® Produkte) den Online-Zugang zur Anwendung zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die Vergütung zu zahlen. Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Zahlungsverzuges bleibt FLOWFACT unbenommen.

VI. Datenverarbeitung im Auftrag

  1. Soweit die FLOWFACT GmbH und Mitarbeiter der FLOWFACT GmbH im Rahmen der gemäß dieses Vertrages zu erbringenden Leistungen Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden und/oder dessen Kunden erhalten, verarbeitet die FLOWFACT GmbH diese Daten im Auftrag des Kunden gem. Art. 28 DSGVO nach genauerer Maßgabe von Ziff XI „Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag“ der AGB.
  2. Der Kunde beauftragt die FLOWFACT GmbH mit der zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlichen Datenverarbeitung.

VII. Vertragslaufzeit und Kündigung

  1. Die Mindestvertragslaufzeit sowie die Kündigungsfrist für die FLOWFACT Cloud und hAPPy® Produkte sind wie folgt geregelt:
    • für FLOWFACT Cloud CRM (Performer/Universal) – Der Vertrag wird für eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten geschlossen. Er verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, sofern er nicht von einer der Parteien mit einer Frist von drei Monaten zu dem jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird. Sollte der Anwender mit mehr als zwei Monatsbeiträgen in Zahlungsverzug sein, behält sich der Anbieter das außerordentliche Recht vor, den Vertrag fristlos zu kündigen.
    • für FLOWFACT hAPPy® Produkte – Der Vertrag wird für eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten geschlossen. Er verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, sofern er nicht von einer der Parteien mit einer Frist von vier Wochen zu dem jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird. Sollte der Anwender mit mehr als zwei Monatsbeiträgen in Zahlungsverzug sein, behält sich der Anbieter das außerordentliche Recht vor, den Vertrag fristlos zu kündigen.
  2. Über die in Ziff. IX der FLOWFACT AGB genannten Gründe zur außerordentlichen Kündigung hinaus hat die FLOWFACT GmbH das Recht, dieses Vertragsverhältnis zu kündigen, wenn
    • der Kunde gegen seine Pflichten gem. Ziff. III.2 (namentliche Benennung aller Nutzer; Geheimhaltung der Zugangsdaten) verstößt; oder
    • der Kunde gegen eine oder mehrere seiner Pflichten aus Ziff. III verstößt.

VIII. Kontakt

FLOWFACT GmbH
Holweider Straße 2a
51065 Köln

Telefon +49 221 995 90-0
Telefax +49 221 995 90-110

Amtsgericht Köln HRB 83141
Geschäftsführer: Daniel Kim, Rafael Palluch
www.flowfact.de
info@flowfact.de