Im Objektefenster haben Sie in der Ribbon "Start" in der Gruppe "Schnellzugriff" die Funktion „Interessenten finden“. Ohne Umwege über das Selektionsfenster bekommen Sie durch Aufruf dieser Funktion direkt die passenden Interessenten für die ausgewählte Immobilie angezeigt.
FLOWFACT stellt das Selektionsergebnis in Form einer Liste dar. Jeder
Listeneintrag bekommt eine individuelle Bewertungsziffer (hier in Form von Sternen dargestellt), die Auskunft darüber gibt wie gut die Immobilie zu den jeweiligen Suchkriterien der Interessenten passt. Diese Bewertung dient wiederum
als Maßstab dafür, ob die Immobilie zum "Anbieten" vorausgewählt ist (also Häkchen bei Anbieten gesetzt) und welche Art des Exposés (Kurzexposé, Langexposé) vorbelegt wird. Datensätze,
die eine gewisse Bewertungsgrenze (diese kann jeder Benutzer individuell
wählen) unterschreiten, werden in der Liste erst gar nicht angezeigt. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen zum Namen des Interessenten, zum Ort seines aktuellen Wohnsitzes, inwiefern ihm die Immobilie bereits angeboten wurde und auf welchem bevorzugtem Weg er kontaktiert werden möchte.
Sie können die Ergebnisliste anhand der verschiedenen Spalten auf- oder absteigend sortieren. Dies ist bei folgenden Spalten möglich:
Interessent, Exposétyp, Bereits angeboten?, Bevorzugte Kontaktart, Ort und Eignung.
Insbesondere eine Sortierung nach der Eignung ist sinnvoll, um z.B. die ersten 10 Interessenten, die am besten für die Immobilie geeignet sind, direkt im Fokus zu haben.
Über den neuen Button „Offerten erstellen“ kann die Immobilien direkt per Word- oder HTML-Offerte an die ausgewählten Interessenten gesendet werden. Parallel dazu haben Sie die Immobilie, die gerade ausgewählt ist inklusive Hauptbild und den wichtigsten Eckdaten im Blick.
Am besten starten Sie die Selektion für einen bestimmten Interessenten direkt aus dem Adressfenster. Bei Klick auf den Button „Immobilien finden“ werden direkt für die jüngste aktive Anfrage des Interessenten die passenden Immobilien gesucht. Darüber hinaus haben Sie bei Klick auf den kleinen Pfeil auf dem Button die Möglichkeit, die Selektion für eine andere bei Interessenten hinterlegte aktive Anfrage auszuführen oder direkt eine neue Anfrage zu erstellen.
Mit der neuen Selektion können Sie für Interessenten wie auf einem Immobilienportal die passenden Objekte finden. Mit Hilfe von Schiebereglern, haben Sie die Möglichkeit das Selektionsergebnis zu beeinflussen ohne die Informationen der hinterlegten Anfrage verändern zu müssen. So können Sie Ihre individuelle Einschätzung der Interessentenbedürfnisse noch besser bei der Suche nach der passenden Immobilie einfließen lassen und gehen sicher, dass dabei kein Objekt durch die Lappen geht.
Für jede Eingabehilfe (z.B. Häuser-Kauf) sind neben der Auswahlmöglichkeit für die Objektarten sowie der Angabe zu Geolage bzw. PLZ immer fest die vier wichtigsten Suchkriterien vordefiniert – so geht die Suche ganz schnell von der Hand. Natürlich können Sie diese Vorauswahl Ihren Wünschen entsprechend im Administrationsbereich verändern. Benötigen Sie zusätzliche Suchkriterien - z.B. ob Haustiere erlaubt sind oder nicht – so können Sie diese für die jeweils aktuelle Selektion über das „Plus-Symbol“ ergänzen und das Ergebnis aktualisieren.
Im Selektionsergebnis erhalten Sie wie gewohnt Informationen zum gefundenen Objekt, wie z.B. die interne Bezeichnung, Angabe zum Ort, vorausgewählter Exposétyp, ob die Immobilien schon einmal angeboten wurde und wie gut sie zum entsprechenden Interessenten passt.
Die einzelnen Bedienelemente im Detail
Auswahl der Eingabehilfe
Wenn Sie die Selektion für eine bereits vorhandene Anfrage ausführen, dann ist die dort hinterlegte gewünschte Eingabehilfe bereits vorbelegt. Wenn Sie mit der Maus über die Angabe (im Beispiel "Wohnungen (Anfrage) - Kauf") fahren, dann erhalten Sie im Tooltipp detaillierte Informationen darüber welche Objektarten mit welcher Gewichtung der Interessent sucht oder welche er ausschließt. Im Beispiel oben, sucht der Interessent nach Wohnungen allgemein, fände es aber besser, wenn es sich bei der Immobilie um eine Maisonettwohnung handelt.
Wenn Sie die Selektion für einen Interessenten durchführen, für den noch keine Anfrage hinterlegt ist, dann machen Sie zunächst die Angaben zur gesuchten gesuchten Immobilienart (Eingabehilfe). Damit Sie hier möglichst schnell agieren können, werden Ihnen in dem Auswahl-Dialog die vier Eingabehilfen zuerst angeboten, die in Ihrer FLOWFACT-Datenbank am häufigsten vorkommen.
Sollte sich die Anfrage des Interessenten auf eine andere Eingabehilfe beziehen oder detaillierte Suchkriterien für einzelne Immobilienarten hinterlegt werden sollen, so können Sie diese Angaben in der "Erweiterten Ansicht" vornehmen.
In der erweiterten Ansicht haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob der Interessent eine Immobilie zum Kauf und/oder zur Miete sucht. Auf der linken Seite wählen Sie die Eingabehilfe aus und können im rechten Bereich dann noch die Suche bezüglich der verschiedenen Objektarten konkretisieren.
Hierbei können Sie einzelne Immobilienarten explizit aus der Selektion ausschließen oder andere höher gewichten. Für jede explizit angegebene Immobilienart wird in der Anfrage eine separate Zeile angelegt.
Angabe zu PLZ oder Geolage
In diesem Feld können Sie entweder die gewünschte Postleitzahl des Suchgebietes oder einen von_bis Postleitzahlbereich eingeben. Bei der Eingabe von Buchstaben öffnet sich direkt der Geolagenbaum, um das Suchgebiet alternativ über die Geolage zu definieren.
Die Felder „Objektart“ und „Geolage“ sind fester Bestandteil der Selektionsoberfläche. Bei der Darstellung wird auf die Inhalte der entsprechenden Standard-Felder aus FLOWFACT zurückgegriffen. Sollten Sie zum Beispiel für diese Felder eigene Feldarten angelegt haben, so würden deren Inhalte zunächst in der Selektion nicht angezeigt werden. Um eine Verwendung eigener Feldarteninhalte zu erreichen, gibt es im Administrationsbereich unter Feldarten nun die Funktion „Feldartenzuordnung“. Diese ermöglicht Ihnen ein „Mapping“ zwischen den verwendeten FLOWFACT-Standard-Feldarten und Ihren individuellen Feldarten.
Vorbelegte Suchkriterien
In der Selektion vom Interessenten aus haben Sie im linken Bereich die verschiedenen Suchkriterien, die Sie innerhalb der Selektion anpassen können, um das Ergebnis zu variieren. Je Eingabehilfe (z.B. Häuser-Kauf) sind bereits die wichtigsten 4 Suchkriterien fest vordefiniert.
Die Intervalle der Schieberegler werden auf Basis der bereits in Ihrer Datenbank vorhandenen Daten berechnet.
Sie können diese Vorabdefinition im Administrationsbereich unter Eingabehilfen nach Ihren Wünschen ändern. Dazu setzen Sie in der Spalte „D“ die entsprechenden Häkchen. Es können maximal 4 Suchkriterien fest vorbelegt werden.
Selektionsergebnis als Mosaikansicht
Die Mosaikansicht bietet Ihnen eine attraktive Alternative, das Selektionsergebnis zu visualisieren. Gerade wenn potenzielle Eigentümer oder Interessenten zu einer Beratung in Ihre Geschäftsräume kommen, können Sie so einen schnellen Überblick über Ihr Portfolio geben. Auch in dieser Ansicht sehen Sie wie gut die Immobilien-Interessenten-Kombinationen passen und können eine Vorauswahl für die weitere Offertenerstellung treffen.
Selektionsergebnis als Kartenansicht
Performer CRM 2014 bietet neben der Listen- und der Mosaikansicht noch eine weitere Darstel-lungsmöglichkeit, wenn Sie für einen Interessenten passende Immobilien suchen. Mit der Kar-tenansicht erhalten Sie einen schnellen Überblick wo welche Immobilie im gewünschten Such-gebiet liegt. An der Farbe des Symbols erkennen Sie direkt welche der gefundenen Immobilien aufgrund ihrer Eignung für ein Angebot vorgemerkt ist. Wenn Sie mit der Maus über das ent-sprechende Symbol fahren erhalten Sie zudem weitere Detailinformationen zu der Immobilie und Ihrer Eignung für den Interessenten. Mit einem Doppelklick auf das Symbol können Sie zudem die entsprechende Immobilie im Objektefenster anzeigen lassen.
Um Ihre Immobilienportfolio auf einer Karte darstellen zu können, werden beim Update auf Per-former CRM 2014 automatisch die Geokoordinaten aller aktiven Objekte ermittelt und hinterlegt.
(ACHTUNG: wenn dies nicht gewünscht ist, dann muss vor Durchführung des Updates in der FLOWFACT.ini unter [Options] der inischalter RebuildGeolocationForOBJ= 0 gesetzt werden).
Auch für neu angelegte Objekte werden die notwendigen Geokoordinaten automatisch erzeugt – entweder beim ersten Speichern oder sobald die Adressdaten einer Immobilie geändert wur-den.
Ob und welche Geokoordinaten für eine Immobilie gefunden wurden, können Sie im jeweiligen Objekt im Reiter „Daten 2“überprüfen.
Sollten einmal keine Geokoordinaten ermittelt werden können, so können Sie den Abruf über die Funktion „Aktualisieren“ erneut starten. Zudem haben Sie über die Funktion „Anzeigen“ auch die Möglichkeit, sich die ermittelte Lage der Immobilie direkt auf einer Karte anzeigen zu lassen. Hierzu wird OpenStreetMap in einem externen Browser geöffnet.
Sollte es die Notwendigkeit geben, für alle aktiven Objekte zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal die Geokoordinaten zu ermitteln, so können Sie dies auch über den FLOWFACT Admin unter Verwendung der Tools machen.
Selektionsergebnisse mit Analyse-PopUps
In der neuen Selektion wird die Eignung der entsprechenden Immobilien-Interessenten-Kombinationen durch ein Sternesystem dargestellt. Um weitere Informationen zu dieser Analyse zu erhalten, müssen Sie nur mit der Maus über die Bewertungssterne gleiten.
Sie können dann das Analyse-Popup sehen, welches weitere Informationen zu dem Objekt bzw. dem Interessenten für Sie darstellt. Auf- und/oder Abwertungen werden Ihnen hier näher erläutert.
FLOWFACT geht bei der Selektion zunächst von dem Wert 100 aus, der sich beim Vergleich der restlichen Kriterien entsprechend erhöht bzw. verringert (dabei spielt die Gewichtung eine besondere Rolle).
Das Einstellung Muss bei Selektionskriterien kann das Selektionsergebnis stark beeinflussen.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie dessen Vorbelegung sinnvoll einstellen
und dessen Sinn verstehen. Muss bedeutet scharfe Selektion. Das heißt, dass eine so gekennzeichnete
Anfragen-Feldart 100%-ig mit der jeweiligen Objekt-Feldart übereinstimmen
muss. Wenn ein Interessent eine Tankstelle sucht, dann will er kein Ladenlokal.
Andererseits sind bei den meisten Feldarten die Grenzen fließend, z.B.
Wohnfläche, Grundstücksfläche, Preis etc. Bei derartigen Feldarten sollten
Sie also kein Muss vorbelegen bzw. einstellen (kein rotes Häkchen). Beispiel
bei Feldart Preis mit aktivem Muss-Feld: Der Interessent sucht zwischen
300.000 und 350.000 ¬. Selbst wenn ein sonst geeignetes Objekt nur 1,00
¬ mehr kostet, würde es FLOWFACT nicht mehr anbieten!
Auch das Feld Gewichtung bei Suchkriterien kann das Selektionsergebnis mehr oder weniger
stark beeinflussen. Achten Sie also auch hier auf sinnvolle Vorbelegungen.
Grundsätzlich sollten Sie bei der Vergabe von höheren Gewichtungen sparsam
umgehen. In der Regel reichen die beiden Stufen besser bzw. ideal.
Objekte finden ohne Anfrage und/oder Adresse
Sie haben einen Interessenten am Telefon oder er steht spontan in Ihrem Büro? Nun wollen Sie mal eben schnell schauen, ob es eine passende Immobilie für ihn in Ihrem Bestand gibt? Das geht mit der neuen Selektion nun im Handumdrehen. Auch ohne erfasste Adresse bzw. ohne vorab angelegte Anfrage lässt sich die Selektion starten. Einfach im neuen Selektionsfenster die wichtigsten Suchkriterien eingeben und loslegen. Im Nachgang können Sie die eingegebenen Suchkriterien als neue Anfrage abspeichern.
Veränderte Suchkriterien als Anfrage speichern
Nachdem die neue Selektion die Möglichkeit bietet die Suchkriterien direkt während der Suche zu ändern, haben Sie zudem die Möglichkeit die veränderten Kriterien auch als Anfrage zu hinterlegen. Zum einen können Sie eine bereits bestehende Anfrage mit den geänderten Kriterien überschreiben, zum anderen aber auch eine zusätzliche neue Anfrage hinterlegen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in die Selektion ohne Anfrage gestartet sind. Sollte dies der Fall sein und sie den entsprechenden Interessenten auch noch nicht in Ihrem System erfasst haben, so haben sie zudem die Möglichkeit direkt eine neuen Adresse anzulegen – die neue Anfrage ist dann automatisch dort hinterlegt.
Manuelle Selektion leicht gemacht
Sie wollen einem Interessenten eine ganz konkrete Immobilie anbieten oder das Selektionsergebnis noch um einzelne manuell ausgewählte Ergebnisse ergänzen? Dann können Sie dies einfach mit der neuen Funktion „Immobilien hinzufügen“ machen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit manuell einzelne Immobilien zu suchen oder eine vorbereitete Liste aus dem Objektefenster zu übernehmen. Analog lassen sich natürlich auch Interessenten oder ganze Interessentenlisten einer passenden Immobilie zuordnen.
Optionen und Einstellungen für die Selektion
Im Administrationsfenster unter Grundeinstellungen/Selektion können Sie diverse Voreinstellungen für die Selektion treffen - diese gelten dann zunächst global für alle Benutzer:
In Liste ab...
Wie Sie bereits wissen, arbeitet FLOWFACT nach einem individuellen Bewertungssystem. Jede mehr oder weniger erfolgreiche Anfrage-Objekt-Beziehung erhält als Selektionsergebnis eine Eignung. Je niedriger diese Bewertung, desto uninteressanter ist das Ergebnis. Hier sollten aber nur Daten angezeigt werden, die sich überhaupt lohnen, bearbeitet zu werden. Dies können Sie mit Hilfe dieses Feldes realisieren. Vorgegeben ist die Zahl 60 (diese Voreinstellung wird über das Hauptmenü Administration/Grundeinstellungen/Selektion vorgenommen). Das bedeutet, dass Ihnen in der Selektionsergebnisliste nur Daten angezeigt werden, deren Eignung besser ist als 60 Punkte (also mindestens 1 Stern).
Langexposé ab
Anhand dieser Zahl (siehe auch Abschnitt In Liste ab..) erkennt FLOWFACT, ab welcher Eignung ein Langexposé gedruckt werden soll. Vorgegeben ist die Zahl 90. FLOWFACT schlägt somit ein Langexposé vor, wenn die Eignung mindestens die Höhe 90 (also mindestens 2 Sterne) erreicht hat.
Ob FLOWFACT nun ein Lang- oder Kurzexposé
vorschlägt, erkennen Sie anhand der Spalte "Exposétyp" innerhalb der Selektions-Ergebnisliste. Bleibt diese Spalte leer, wird weder ein Lang- (oder
Inserat), noch ein Kurzexposé vorgeschlagen. In diesem Falle wurde entweder
die Mindest-Eignung (Kurzexposé ab) nicht erreicht oder der Interessent
hat bereits das entsprechende Objekt angeboten bekommen. Beachten Sie
dabei den Eintrag in der Spalte "Bereits angeboten?"
Auch bei der Insertionsselektion greift
FLOWFACT auf diese Einstellung zurück. Das bedeutet, dass FLOWFACT erst
dann ein Inserat vorschlägt, wenn die hier eingegebene Eignung
(hier 90) erreicht ist.
Kurzexposé ab
Mit Hilfe dieser Zahl (siehe auch Abschnitt In Liste ab..) stellt FLOWFACT fest, bis zu welcher Eignung ein Kurzexposé gedruckt werden soll. Vorbelegt ist die Bewertung 70. Das heißt, dass bei allen Selektions-Ergebnissen, deren Eignung zwischen 70 und 89 Punkten liegt (so die Voreinstellungen), jeweils ein Kurzexposé von FLOWFACT vorgeschlagen wird.
Wollen Sie nur Langexposés erzeugen, ohne
von der Kurzexposé-Funktion Gebrauch zu machen, dann setzen Sie die Kurzexposé-Bewertung
(70) auch im Feld Langexposé ab ein.
Beide Felder weisen somit die gleiche Bewertungszahl auf. Da FLOWFACT
grundsätzlich Langexposés bevorzugt, werden somit die Kurzexposés unterdrückt.
Bei Kurzexposés Aktivität buchen
Bei der Erst-Installation geht FLOWFACT davon aus, dass Angebote per Kurzexposé nicht automatisch verbucht werden. Ob die Verbuchung erwünscht wird oder nicht, hängt von Ihnen ab. Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn auch Kurzexposés als Nachweis automatisch verbucht werden sollen.
Insertionsselektion
Ist dieses Kontrollfeld angekreuzt, wird bei der nächsten Selektion die Insertionsselektion aktiv. Sinnvollerweise sollten Sie Insertionsselektionen von der Anfrage aus starten. Geben Sie dabei zunächst die vollständigen Anschriften der jeweiligen Verlage im Fenster Adressen ein. Verzweigen Sie dann von dort aus in das Fenster Anfragen. Dort können Sie nun genau festlegen, welche Objekte in Bezug auf Art, Lage, Preis etc. beim jeweiligen Verlag inseriert werden sollen. Nach der Beendigung der Selektion, trägt FLOWFACT in der Spalte Exposétyp die Bezeichnung Insertion ein, wenn das entsprechende Objekt noch nicht inseriert wurde. Bleibt die Exposétyp-Spalte leer, so ist bereits inseriert worden. Selbstverständlich können Sie jederzeit selbst über das Listenfeld in der Spalte Exposétyp darüber entscheiden, ob das Objekt inseriert werden soll oder nicht.
Um zu vermeiden, dass Inseraten-Anfragen
bei künftigen Selektionen Objekte angeboten werden, sollten Sie diese
Anfragen schon bei der Neuanlage als inaktiv
(Kontrollfeld Aktiv
nicht angekreuzt) kennzeichnen.
Auch bei den Objekten findet eine Überprüfung der Prioritäten statt, so dass Sie Prioritätseinschränkungen auch von der Objektseite her vorbestimmen können. Wollen Sie die Selektion in Bezug auf Objekte einschränken, so stellen Sie hier die positive Obergrenze ein.
Priorität bis
Dieses Feld entspricht sinngemäß dem darüberliegenden mit der Bezeichnung Objekte von Priorität. Der einzige Unterschied ist, dass Sie hier die Untergrenzen der negativen Objektprioritäten einstellen können.
Abteilung
Sind Ihre Objekte in Abteilungen aufgeteilt, können Sie dies bei der Selektion berücksichtigen.
Nur aktive Objekte
Dieses Kontrollfeld wird aktiv (abgehakt) voreingestellt, sofern dies für die jeweilige Kombination sinnvoll ist. Ist dies der Fall, können Sie die Voreinstellung auch ändern. Die aktive Einstellung bedeutet, dass für die Selektion nur Objekte herangezogen werden, deren gleichnamiges Feld (Aktiv) ebenfalls angekreuzt ist.
Im Zweifel dafür
Dieses Feld wird immer aktiv (abgehakt) voreingestellt, unabhängig davon, welche Kombination vorgegeben ist. Werden während der Selektion Anfrage- bzw. Objektkriterien berührt, die entweder nur in den Anfrage- oder nur in den Objektdaten zur Verfügung stehen (die Voraussetzungen eines Datenvergleichs sind dabei nicht gegeben), wird FLOWFACT diese Kriterien als vorhanden und zum Objekt passend betrachten. Wünschen Sie dies nicht (um zum Beispiel die Anzahl zugewiesener Anfragen zu reduzieren), so sollten Sie die Einstellung anklicken um sie zu deaktivieren (ohne Kreuz). Die Selektion wird dadurch schärfer und es ist sichergestellt, dass alle Wünsche der Anfragen erfüllt werden.
Automatische Selektion - Anfragen
Priorität von
Bei der Selektion überprüft FLOWFACT in den Anfragen (gleichnamiges Listenfeld unter Daten/Anfragen), welche Priorität jeweils eingestellt ist. Wollen Sie das Selektionsergebnis in Bezug auf Anfragen im Vorhinein reduzieren, indem Sie beispielsweise nur hohe oder sehr hohe Prioritätsstufen für die Selektion zulassen, so klicken Sie dort die positive Obergrenze an.
Priorität bis
Dieses Feld entspricht sinngemäß dem darüberliegenden mit der Bezeichnung Anfragen von Priorität. Der einzige Unterschied ist, dass Sie hier die Untergrenzen der negativen Anfrageprioritäten einstellen können.
Abteilung
Sind Ihre Anfragen in Abteilungen aufgeteilt, können Sie dies bei der Selektion berücksichtigen.
Nur aktive Anfragen
Dieses Kontrollfeld wird aktiv (abgehakt) voreingestellt, sofern dies für die jeweilige Kombination sinnvoll ist. Ist dies der Fall, können Sie die Voreinstellung auch ändern. Die aktive Einstellung bedeutet, dass für die Selektion nur Anfragen herangezogen werden, deren gleichnamiges Feld (Aktiv) ebenfalls angekreuzt ist.
Allgemeine Anfragen
Wie Sie wissen, können bei FLOWFACT auch Anfragen eingegeben werden, die keiner Adresse zugeordnet sind. Normalerweise ist es sinnlos Anfragen ohne Adresse zu bearbeiten. Aus diesem Grund wird diese Funktion inaktiv (nicht angekreuzt) von FLOWFACT voreingestellt, sofern dies für die jeweilige Kombination sinnvoll ist. Ist dies der Fall, so können Sie die Voreinstellung ändern.
Individuelle Selektionseinstellungen
Sollten Sie für die Ausführung einer bestimmten Selektion, die in den Grundeinstellungen vorgenommenen Selektionseinstellungen verändern wollen, so können Sie diese im Selektionsfenster unter der Ribbon "Erweitert" in der Gruppe "Sonstiges" unter "Optionen" ändern. Die Änderungen gelten in diesem Fall nur für Ihren Benutzer und werden bei Durchführung einer neuen Selektion wieder auf die Definitionen aus den Grundeinstellungen zurückgesetzt.