Verteiler

Kurzbeschreibung

Über ein neues Fenster können beliebige Verteilerlisten vordefiniert werden, die per Mausklick entweder für interne Nachrichten (Starke Verbesserung der Internen Kommunikation bei größeren Unternehmen) oder aber auch zum Versand von E-Mails als Empfänger eingefügt werden können. Verteilerlisten können sowohl interne, als auch externe Empfänger enthalten, sodass auch ein Mischversand möglich ist.

Eine Mischliste kann drei unterschiedliche Formate enthalten, die über deren Symbole in der linken Spalte dargestellt werden: Merkmale, Adressenverweise, einzelne E-Mail-Adressen. In der folgenden Abbildung sind die einzelnen Formate und deren Symbole in gleicher Reihenfolge zu sehen:
 

Bei der Erstellung der Listen kann das FLOWFACT Berechtigungskonzept voll mit einbezogen werden. So kann jeder Anwender seine eigenen Listen erstellen und vor Zugriff anderer Anwender schützen.

Verteilerliste erstellen

1. Öffnen Sie das Fenster "Verteiler" z.B. durch Klick auf den Navigator-Quicklink (in obiger Abbildung rot umrandet).
2. Klicken Sie auf die Neu-Schaltfläche
3. Tragen Sie im Feld "Verteiler" den Namen ein, über den Sie später die Liste aufrufen wollen, z.B.
   
   
4. Soll die Verteilerliste nur interne Empfänger enthalten, so klicken Sie auf die Funktion "Nur Interne". Andere, nicht benötigte Elemente werden dabei ausgeblendet.
   
   HINWEIS: Anhand dieser Funktion können Sie im Nachhinein eine gemischte Liste von externen Empfänger-Einträgen befreien. Sie erhalten sicherheitshalber eine Abfrage, ob Sie das Löschen dieser Einträge wirklich wünschen.
5. Um eine Empfängerliste aus dem FLOWFACT Adressenbestand zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Empfänger auswählen...".
6. Im darauf folgenden Dialog können Sie den Suchbegriff eingeben. Es stehen Ihnen dazu alle Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie von der Standardsuche her kennen.
7. Tragen Sie beispielsweise ein Komma und direkt dahinter den Ort ein. Bestätigen Sie dann die Suche durch Klick auf die Schaltfläche "Suchen" (rechts neben dem Suchen-Feld).
   
   
8. Überprüfen Sie die jeweils angezeigte E-Mail-Adresse, wenn Sie die Verteilerliste zum Versand von Serien E-Mails verwenden wollen. Sind weitere E-Mail-Adressen vorhanden, so können Sie diese im Listenfeld der Spalte E-Mail auswählen.
   
   
9. Markieren Sie jetzt die Zeilen, die Sie übernehmen wollen (schwarzer Zeilenhintergrund). Verwenden Sie dazu die linke, graue Spalte (es stehen Ihnen die windowsüblichen Markierungsmöglichkeiten zur Verfügung).
10. Sie übertragen Ihre markierten Adressen, indem Sie bei sichtbarer Markierung auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken:
    
    
    
    Im obigen Beispiel wurde die gesamte Liste durch Klicken auf die erste linke Zelle markiert.
11. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, ohne den Dialog verlassen zu müssen. Der Dialog wird erst durch Klicken auf die Schaltfläche "Schließen" geschlossen. Dabei werden dabei keine Adressen übernommen, auch wenn welche markiert sind!
12. Wollen Sie Benutzer bzw. Merkmale in Ihrem Verteiler verwenden, um darüber z.B. interne Nachrichten zu versenden, so klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Benutzer/Merkmale".
13. Es öffnet sich der gewohnte Merkmale Auswahldialog, der für die Auswahl alle bekannten Funktionen zur Verfügung stellt. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie z.B. auf der Seite Merkmale und Sicherheit.
    
    Sind beim Öffnen des Merkmale-Dialogs bereits Merkmale im Verteiler enthalten, so sind diese bereits markiert. So haben Sie bei größeren Verteilerlisten sofortige Kontrolle. Auch das nachträgliche Entfernen von Merkmalen ist über den Merkmale-Dialog wie gewohnt möglich.
14. Die Schaltfläche "Neu hinzufügen" dient der Eingabe einzelner E-Mail-Adressen. Die Bedienung ist selbsterklärend.
15. Um einzelne oder mehrere (windowsübliche Markierungsmöglichkeiten) Listeneinträge aus dem Verteiler zu entfernen, steht Ihnen die Schaltfläche "Entfernen" zur Verfügung.

Verteilerliste anwenden

Interne Nachrichten

Bitte beachten Sie, dass Sie über diesen Weg keine personalisierten E-Mail-Aktionen durchführen können. Jeder dieser Teilnehmer erhält die exakt gleiche Nachricht. Individuellen Anreden zum Beispiel sind so nicht möglich!

Verwenden Sie dazu bitte die Funktion "Serienmails aus Adressen-Liste", welche hier beschrieben wird: Serien E-Mail erstellen (Seite "E-Mail Briefpapier, Signatur (Visitenkarte), Vorlagen verwenden")

1. Erzeugen Sie eine neue Aktivität, z.B. "Interne Nachricht":
   
   
2. Um einen Merkmale-Verteiler einzufügen, klicken Sie zuerst auf das Merkmale-Verknüfpungfeld:
   
   
3. Klicken Sie im Dialog "Merkmale und Sicherheit" auf die Schaltfläche "Internen Verteiler hinzufügen":
   
   
4. Suchen Sie dann über den Namen der Verteilerliste den gewünschten Verteiler und bestätigen Sie mit "OK", z.B.:
   
   
5. Die Merkmale werden nun wie in der Verteilerliste definiert, eingetragen, z.B.:
   
   
   
   Selbstverständlich können Sie an dieser Stelle noch Änderungen berücksichtigen, z.B. Merkmal entfernen oder hinzufügen, Berechtigung ändern.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen", um wieder in das Aktivitätenfenster zurück zu kehren. Die Merkmale werden nun im Merkmalefeld angezeigt, z.B.:
   
   
7. Tragen Sie Ihre Nachricht ein und bestätigen Sie mit OK.
   
   

E-Mail-Versand

1. Erstellen Sie, wie gewohnt eine neue E-Mail (z.B. bei aktiver Wunderbar "E-Mail" auf "Neue E-Mail" klicken):
   
   
2. Um eine Verteilerliste für den E-Mail-Versand zu verwenden, genügt ein Mausklick auf die Bezeichnung des jeweils gewünschte E-Mail Empfängerfeldes ("An", "Kopie" und/oder "Blindkopie"), z.B.:
   
   
3. Wählen Sie im darauf folgenden Kontextmenü den ersten Eintrag "Verteiler einfügen..." aus:
   
   
   
   Tragen Sie im Dialog "Verteiler auswählen..." den Namen der gewünschten Verteilerliste ein, z.B. "Newsletter":
   
   
   
   Bestätigen Sie durch Klick auf "OK".
4. Sie können die im vorherigen Schritt gezeigte Vorgehensweise vereinfachen, indem Sie direkt in das Empfängerfeld den Namen des Verteilers eintragen, wie z.B.
   
   
   
   Die richtige Schreibweise des Verteilernamens erkennen Sie an der blau hinterlegten Einblendung unterhalb Ihrer Eingabe (sog. IntelliSense).
5. Sobald Sie nun auf "Versenden" klicken, werden die E-Mail-Adressen durch Komma jeweils getrennt, eingetragen. Das erkennen Sie, wenn Sie sich Ihre Nachricht nach dem Versenden durch Klick auf
   
   
   
   wieder anzeigen lassen, oder diese im Postausgang auswählen und sich die Vorschau ansehen:
   
   

TIPP:
Sie können innerhalb Ihrer E-Mail-Nachricht auch verschiedene Verteilerlisten getrennt für jedes einzelne und/oder mehrere Verteilerlisten pro Empfängerfeld (An, Kopie, Blindkopie) verwenden, z.B.