E-Mail Briefpapier, Signatur (Visitenkarte), Vorlagen verwenden

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Einleitung

Mit FlowFact können Sie beliebig viele E-Mail-Vorlagen speichern, um zu gegebenem Anlass (z.B. Grußkarten) darauf zugreifen zu können. Darüber hinaus ist es möglich, eine sog. Default-Vorlage zu definieren, die bei jeder neu erzeugten Ausgangs E-Mail automatisch erscheint. Auf diese Weise können Sie Ihr Firmen-CI auch auf das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail-Nachrichten übertragen (virtuelle "Briefbögen"). Das besondere daran ist, dass Sie in Ihren E-Mail-Vorlagen Platzhalter definieren können, die bei jeder neuen E-Mail automatisch die echten Daten (z.B. Briefanrede, Datum, Daten aus verknüpften Fenstern) in den Text oder sogar Betreff einfügen.

Desweiteren können Sie virtuelle Visitenkarten definieren, die am Ende Ihrer E-Mail-Nachrichten angehängt werden. Was Sie in FlowFact tun müssen, um von diesen besonders hilfreichen Funktionen zu profitieren, vermittelt Ihnen dieser Lehrgang.

Nachdem Sie entsprechend dieser Anleitung alle Ihre Vorlagen erstellt haben, wird das Erstellen ansprechender und automatisch vorbereiteter E-Mails künftig auf einfache Weise möglich (siehe Abschnitt "So erzeugen Sie eine neue E-Mail-Nachricht").

Achtung - seit Januar 2007 neue EU-Richtlinie

Seit Januar 2007 trat eine neue EU-Richtlinie in Kraft, die spezielle Vorgaben (die sogenannte Pflichtangaben für Schriftverkehr) für geschäftliche E-Mails zwingend vorschreibt. Unter anderem müssen, wie in einem Briefbogen, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer, sämtliche Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer sowie der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen aufgeführt sein. Das Gesetz gilt für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, und auch für einfache Gewerbetreibende.

Davon betroffen ist jegliche schriftliche Mitteilung nach außen. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen müssen die Pflichtangaben enthalten. Dies gilt unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist.

Wir empfehlen, um die Rechtssicherheit firmenübergreifend gewährleisten zu können, diese Signatur-Ergänzung in FlowFact über das Menü Extras/Grundeinstellungen vorzunehmen. Damit wird sicher gestellt, dass diese Daten unabhängig der Vorgehensweisen einzelner Benutzer im Abspann jeder ausgehenden E-Mail erscheinen. Tragen Sie Ihre Daten auf jeden Fall sowohl im Plaintext-, als auch im HTML-Format ein!

Fertige Vorlagen für Plaintext und HTML:

Um Ihnen die Eingabe zu erleichtern, haben wir dazu zwei Beispiele vorbereitet, die Sie einfach in die Zwischenablage kopieren und in das jeweilige Feld einfügen brauchen. Diese Mustervorlagen enthalten Platzhalter, sodass die relevanten Daten automatisch aus Ihren (hoffentlich schon eingetragenen) Firmendaten (gleichnamige Registerkarte, ebenfalls im Fenster Grundeinstellungen) übernommen werden. Dank der Platzhalter werden Änderungen in Ihren Firmendaten automatisch bei den Mail-Signaturen übernommen. Da die Platzhalter automatisch befüllt werden, brauchen Sie an unseren Mustervorlagen keine Änderungen vorzunehmen. Was Sie unter Umständen in den Vorlagen anpassen müssen, ist die Umbenennung der Bezeichnung "Geschäftsführer" in den für Ihre Gesellschaftsform passenden Begriff, z.B. "Vorstand".

Bei der Vorlage für die HTML-Signatur handelt es sich um den dazu notwendigen HTML-Code, der ebenfalls die o.g. Platzhalter enthält. Gehen Sie deshalb bei evtl. Anpassungen sehr behutsam vor, da eine unsachgemäße Änderung am Code (den sog. Tags) die komplette Darstellung zunichte machen könnte. Wenn Sie z.B. auch hier die Bezeichnung "Geschäftsführer" ändern wollen, so gehen Sie mit Hilfe des Scoll-Balkens (am rechten Rand der Eingabefeldes) an die in folgender Abbildung blau hinterlegten Stelle, um dort nur das Wort zu ändern, nicht aber die beiden angrenzenden Tags <b> bzw. <br>:

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
  1. Öffnen Sie die Registerkarte Mail-Signaturen im Fenster Grundeinstellungen:

  2. Markieren Sie den Mustertext in der folgenden Box, klicken Sie dann auf eine beliebige Stelle der Markierung mit der rechten Maustasste, um im darauf folgenden Kontextmenü den Eintrag Kopieren auszuführen:

  3. Bringen Sie FlowFact in den Vordergrund, sodass Sie im obersten Feld der Registerkarte Mail-Signaturen mit der rechten Maustaste die Kontextmenüfunktion Einfügen ausführen können:

  4. Kopieren Sie nun die Mustervorlage für Ihre HTML-Signatur.

    TIPP:
    Klicken Sie in das folgende Feld mit der rechten Maustaste und führen Sie im darauf folgenden Kontextmenü zuerst die Funktion Alles auswählen und dann Kopieren aus.

  5. Haben Sie beide Vorlagen in FlowFact hinein kopiert, sollte Ihre Fenster jetzt in etwa so aussehen:



    Und in der E-Mail beim Empfänger entweder so (Plaintext):



    oder so (HTML):

Daten per Platzhalter automatisch einfügen

In unseren folgenden Beispielen verwenden wir hauptsächlich Daten aus dem Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten (siehe folgende Beispielabbildung). Selbstverständlich können auch Platzhalter verwendet werden, die sich auf Anwender-Daten (Fenster Extras/Benutzer) beziehen. Bei der Visitenkarten werden wir darauf zugreifen (siehe weiter unten).



Achten Sie bei den Platzhaltern unbedingt auf korrekte Schreibweise. Nach der ersten bzw. vor der letzten Klammer darf sich kein Leerzeichen befinden. Sollen Daten aus einem verzweigten Fenster per Platzhalter eingefügt werden, so muss das Aktivitäten-Fenster stets aus Ausgangspunkt definiert werden. Der Platzhalter {AKT_AD_Briefanrede} ist dazu ein typisches Beispiel:

AKT = Fenster Aktivitäten
AD = Verzweigung zum Fenster Adressen
Briefanrede = Feldinhalt des gleichnamigen Feldes im Fenster Adressen

Die Platzhalter sind vom Aufbau her mit denen aus Word und Excel identisch (siehe Platzhalter-Auswahldialog). Der einzige Unterschied: Die Word-/excel-spezifischen Schalter und Funktionsklammern fallen weg. Stattdessen sehen die hier verwendeten Platzhalter die "normalen" geschweiften Klammern vor, z.B.:

{AKT_AD_Extra}

Zusammenfassung der verwendeten Platzhalter

In der folgenden Tabelle führen wir alle Platzhalter auf, die in unseren Beispielen verwendet werden. Selbstverständlich können Sie sich weitere sinnvolle Platzhalter zusammenstellen. Verwenden Sie dazu am besten unseren Platzhalter-Dialog in Word. Um Platzhalter im HTML-Code zu ersetzen bzw. dort neue hinzuzufügen zu können, sollten Sie über entsprechende HTML-Kenntnisse verfügen. Auf dem Markt finden Sie dazu sehr hilfreiche Software-Produkte, wie z.B. Microsoft Frontpage.

Platzhalter

Fügt Daten ein

aus dem Fenster

{AKT_AD_Briefanrede}

Briefanrede

Adressen

{STD_Firma1Name}

Firmen-Name

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1Strasse}

Firmen-Straße

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1PLZ}

PLZ der Firma

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1ORT}

Firmen-Ort

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1Telefon}

Firmen-Telefon

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1Fax}

Firmen-Fax

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1E-Mail}

Firmen E-Mail-Adresse

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1Internet}

Firmen Internetadresse der Firma

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1LOGO1}*

Firmen-Logo*

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1LOGO2}*

Zweites Logo*

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{STD_Firma1LogoPortal}*

Logo für FlowFact Portalseite*

Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten

{BEN_TITEL}

Titel des Mitarbeiters

Benutzer, Registerkarte Briefdaten, Feld Titel

{BEN_NAME}

Mitarbeitername

Benutzer, Registerkarte Benutzer, Feld Name

{BEN_POSITION}

Mitarbeiter-Position

Benutzer, Registerkarte Briefdaten, Feld Position

{BEN_TelefonBuero}

Telefon des Mitarbeiters

Benutzer, Registerkarte Briefdaten, Feld Telefon Büro

{BEN_Fax}

Fax-Nr. des Mitarbeiters

Benutzer, Registerkarte Briefdaten, Feld Fax

{BEN_E-Mail}

E-Mail-Adresse des Mitarbeiters

Benutzer, Registerkarte Briefdaten, Feld E-Mail

{BEN_AD_CONTACTPICTURE}*

Bild des Mitarbeiters*

Benutzer, Registerkarte Benutzer, Verknüpfung zur Adresse

{HEUTE}

Tagesdatum im Format TT.MM.JJJJ

-

*)
Die Logo-Platzhalter funktionieren nur bei Visitenkarten! Wenn Sie in Ihrer E-Mail-Vorlage ein Logo einfügen wollen, so verwenden Sie bitte die dafür vorgesehene Funktion im Fenster Aktivitäten (oberhalb des E-Mail-Textfeldes):

Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Bilder, Logos, Zeichnungen einfügen

In den folgenden Anleitungen wird unter anderem gezeigt, wie Sie ein Logo in Ihre E-Mails einbauen können. Selbstverständlich ist das Einfügen weiterer grafischer Elemente wie z.B. Bilder, Zeichnungen in verschiedenen Größen und Formaten in gleicher Weise möglich. Achten Sie bitte darauf, dass Sie z.B. bei Fotos das Format JPG und für Logos und Zeichnungen das Format GIF verwenden.

Um das Firmenlogo hinter dem Platzhalter {STD_Firma1LOGO2} zu verwenden muss in der email-Vorlage der Pfad zum jeweiligen Logo angegeben werden wie z.B. in HTML <img src="X:\Flowfact\logos\logo.jpg" alt="Logo"> und zusätzlich müssen in der FlowFact.ini unter [MAIL] lokale Laufwerke auf einen UNC-Pfad gemapped werden, sprich laut Beispiel: Lo-cal_Unc_Path_Mapping=X:\Flowfact\|\\Freigabename\ggfl._Ordner\;

Außerdem gibt es zwei unterschiedliche Methoden, um in FlowFact E-Mails Bilder, Logos, Zeichnungen etc. einzufügen. Die Anwendung ist in beiden Fällen weitgehend identisch. Lediglich die Form der Grafik-Dateiverknüpfungen veranlasst FlowFact beim Versand der E-Mail in unterschiedlicher Weise zu reagieren:

Anschließend zeigen wir Ihnen, welche Schritte Sie für die jeweilige Methode durchführen müssen:

1. Methode: Mit dem Internet verlinkte Grafik-Datei

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie eine verlinkte Grafik in Ihr E-Mail-Dokument einfügen wollen:

  1. Achten Sie darauf, dass der o.g. HTML-Modus aktiv ist:
  2. Ihr Bild muss natürlich schon online sein, d.h. Sie müssen es zuerst auf Ihren Webspace (z.B. dort wo sich Ihre Homepage befindet) übertragen (uploaden).
  3. Platzieren Sie den Cursor in der E-Mail-Vorlage an die Stelle, wo das Bild erscheinen soll.
  4. Klicken Sie dann auf: "Bild einfügen"

  5. Tragen Sie im darauf folgenden Dialog die Internet-Adresse der Bild-Datei ein, z.B.:



    Wenn Sie noch kein Bild online haben, können Sie es mit einem FlowFact-Bild versuchen. Geben Sie dazu im obigen Dialog ein: http://www.flowfact.de/images/logo_flowfact.gif
  6. Nachdem Sie den korrekten Link eingegeben haben, schließen Sie bitte den Dialog durch Klick auf die OK-Schaltfläche. Das Bild wird anschließend in Ihrer E-Mail angezeigt.

    Im Gegensatz zur nächsten Methode lässt FlowFact beim Senden der E-Mail die so erzeugten Grafik-Links unverändert.
Methode 2: In der E-Mail-Nachricht eingebettete Grafik

Um eine Grafik in Ihr E-Mail-Dokument einzufügen, welche beim Versand eingebettet werden soll, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Achten Sie darauf, dass der o.g. HTML-Modus aktiv ist:
  2. Platzieren Sie den Cursor in der E-Mail-Vorlage an die Stelle, wo das Bild erscheinen soll.
  3. Klicken Sie dann auf: "Bild einfügen"
  4. Stellen Sie im darauf folgenden Dialog eine Verlinkung zu Ihrer Bilddatei her. Bitte beachten Sie dabei, dass bei sog. UNC-Pfaden das Bild später nicht übertragen werden kann. Der Pfad muss also über einen Laufwerksbuchstaben verfügen, z.B. C:/FlowFact/logos/meinLogo.gif. Verwenden Sie dazu am besten die Schaltfläche Durchsuchen:



    Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auf Ihrer Festplatte zu lokalisieren und auszuwählen.
  5. Nachdem Sie Ihre Grafik-Datei ausgewählt haben, können Sie den Dialog durch Klick auf die OK-Schaltfläche schließen. Das Bild wird anschließend in Ihrer E-Mail angezeigt.

FlowFact wird beim Versenden der E-Mail das Bild kopieren, über den E-Mail-Anhang mit versenden und beim Empfänger temporär auf dessen Rechner speichern. Außerdem wird der von Ihnen erzeugte Pfad (siehe Bildherkunft in der obigen Abbildung) automatisch geändert, sodass er beim Empfänger auf die temporäre Datei verweist. Das Aussehen Ihrer E-Mail bleibt dadurch selbstverständlich unverändert.

 

 

 

Keine Bilder bzw. Logos in FlowFact sichtbar

Wenn in FlowFact anstelle Ihrer Bilder bzw. Logos nur ein leerer Rahmen angezeigt wird, so haben Sie Ihre Vorlage über ein externes Programm erstellt (z.B. mit MS Frontpage), welches beim Speichern der HTML-Datei die darin enthaltenen Verlinkungen in sog. relative Pfade umwandelt.

Wenn z.B. ein Link mit der ursprünglichen Bezeichnung file:///C:/FlowFact/logos/logo_claca_silber_3d.gif ...



... geändert wird auf ../../logos/logo_claca_silber_3d.gif,



... so kann FlowFact nicht mehr feststellen, wo sich die Datei tatsächlich befindet.

Lösung:

  1. Erstellen Sie Ihre Vorlage wie gewohnt mit Ihrem externen Programm und speichern Sie diese Vorlage ab, z.B. emailvorlage.htm.
  2. Erzeugen Sie in FlowFact eine neue E-Mail

  3. Öffnen Sie in der FlowFact E-Mail Aktivität Ihre Vorlage durch Klick auf das Ordner-Symbol



    Achten Sie dabei, dass die Platzhalter nicht überschrieben werden! Stellen Sie deshalb beim Öffnen unter Dateityp Als Vorlage öffnen ein

  4. Klicken Sie mit der Maus auf die nur mit Fehlerrahmen markierte Grafik:

  5. Öffnen Sie bei aktiver Markierung den Auswahl-Dialog Bild einfügen:



    Jetzt wird der Link noch falsch:

  6. Klicken Sie auf Durchsuchen und stellen Sie den Speicherort Ihrer Datei ein, um anschließend den Dateinamen auszuwählen:

  7. Bestätigen Sie durch Klick auf Öffnen. Jetzt sollte gem. unserem Beispiel der Bild Auswahldialog so aussehen:

  8. Schließen Sie den Dialog durch Klick auf OK.
  9. Fügen Sie auf die gleiche Weise evtl. weitere Grafiken ein.
  10. Vergessen Sie zum Schluss nicht, Ihre Vorlage von FlowFact aus zu speichern:

Hinweis zu E-Mail Anhängen

Sie können auch Anhänge, sog. Attachments in Ihrer Serien E-Mail-Aktion berücksichtigen!

Da z.B. bei Serien E-Mails pro E-Mail-Adresse jeweils eine Kopie Ihrer E-Mail-Vorlage mit allen evtl. darin vorhandenen Anhängen (z.B. PDF-Dateien, Grafiken etc.) erzeugt wird, besteht die Gefahr, dass sehr schnell große Datenmengen in Ihrer FlowFact Datenbank erzeugt werden!

Um das zu verhindern sollten Sie Ihre Anlagen nicht direkt in der Aktivität speichern, sondern lediglich einen Link darauf einfügen. Verwenden Sie dazu bitte die Listenfunktion Dateiverknüpfung hinzufügen..., welche Sie in der Liste (Registerkarte Anhänge) über das Kontext-Menü (mit rechter Maustaste auf die Liste klicken) erreichen.

Der FlowFact Mail-Server bzw. Mail-Client ist mit einer besonderen Intelligenz ausgestattet, die dafür sorgt, dass bei jeder E-Mail der Link ausgetauscht und dafür die Original-Datei angefügt und verschickt wird. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass von Mail-Serverseite aus die verknüpfte Datei erreichbar ist.

Weitere Infos dazu finden Sie in der Onlinehilfe unter Listenfunktionen, Abschnitt Dateiverknüpfung hinzufügen&

E-Mail-Vorlage in FlowFact erstellen

Auf Wunsch können Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen und als sog. Default Template speichern, sodass sie künftig bei jeder neu angelegten E-Mail automatisch eingefügt wird. Ihre Vorlage können Sie entweder im Text- oder HTML-Format erstellen. Diese Einstellung wird beim Erzeugen einer neuen Mail-Nachricht automatisch übernommen.

Selbstverständlich sind auch Platzhalter zugelassen (sowohl in der Betreff-Zeile, als auch im Text!), die ebenfalls automatisch bei jeder neuen E-Mail-Nachricht durch das Ergebnis ersetzt werden.

Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie direkt in FlowFact eine Vorlage im HTML-Format erzeugen. Das HTML-Format hat den Vorteil, dass Sie die Schrift formatieren können (Schriftgröße, Schriftgrad, Fettschrift, Farben, Logos etc.):

  1. Öffnen Sie das Fenster Aktivitäten und klicken Sie auf Neu
  2. Schalten Sie den HTML-Modus ein, indem Sie auf die Schaltfläche oberhalb des Texteingabefeldes klicken.
  3. Schreiben Sie Ihre Vorlage. Formatieren Sie die Textbereich, deren Schriftart Sie ändern wollen (z.B. farbiger Text). Gehen Sie dabei praktisch so vor, wie Sie es von MS Word her kennen. Die dafür notwendigen Funktionen zur Änderung der Schriftgröße, -Farbe usw. finden Sie ebenfalls oberhalb des Texteingabefeldes. Hier eine Musterabbildung der Symbolleiste, die diese Funktionen bereit hält:

  4. Tragen Sie die Textpassagen ein, die immer wieder gleich sind, z.B. die Grußformel. Verwenden Sie Platzhalter bei Daten, die in FlowFact schon enthalten sind, insbesondere Briefanrede, Benutzer- und Firmennamen etc. So haben Sie bei der künftigen Erstellung von Mail-Nachrichten viel weniger Aufwand.

    Sie können auch den Betreff per Platzhalter vorbereiten. Im nachfolgenden Beispiel wird die Information aus dem Feld Extra in der Empfänger-Adresse ausgelesen und als Betreff eingefügt:



    Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Vorlage bitte ab. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten, die wir Ihnen anschließend vorstellen.

E-Mail-Vorlage in externem Programm erstellen

Es macht nur dann Sinn ein externes Programm zu verwenden, wenn Sie mit aufwändig gestalteten Vorlagen arbeiten wollen, die z.B. über Tabellen aufgebaut sind, um darin Logos zu platzieren oder bestimmte Vorgaben für Ränder und Textbereiche vorzugeben, Hintergründe über Farben oder Logos zu definieren etc.

Um diese Arbeiten verhältnismäßig einfach durchführen zu können, benötigen Sie einen sog. HTML-Editor, wie z.B. Frontpage von Microsoft, den Sie im Rahmen des Office-Pakets zusätzlich erwerben können. Microsoft Office FrontPage 2003 ist einfach zu bedienen, weil viele Funktionen wie in Word bedient werden. Wir wollen Ihnen im nachfolgend einige Grundfunktionen zeigen:

  1. Starten Sie Frontpage

     
  2. Klicken Sie auf NEU


     
  3. Wechseln Sie in die Entwurf-Ansicht


     
  4. Zeichnen Sie eine Tabelle


     
  5. Fügen Sie Ihr Logo ein. Der Speicherort spielt keine Rolle. Sie müssen nur wissen, wo sich Ihre Logos befinden. Sie können im Feld Dateiname sogar eine Internetadresse angeben (z.B. http://www.meinehomepage.de/images/logo.gif).


     
  6. Fügen Sie die Texte und Platzhalter ein:


     
  7. Markieren Sie die Zellen und richten Sie den Text z.B. nach oben aus:


     
  8. Klicken Sie in die Tabelle mit der rechten Maustaste und öffnen Sie den Dialog Tabelleneigenschaften...


     
  9. Schalten Sie durch Eingabe einer Null den Rahmen aus:


     
  10. Öffnen Sie die Seiteneigenschaften:


     
  11. Tragen Sie dort den Titel ein. Er wird später im FlowFact-Feld Betreff erscheinen. Verwenden Sie auch dort Platzhalter, um sich die spätere Arbeit zu erleichtern:



    TIPP: Wenn Sie eine Newsletter-Vorlage erstellen, verwenden Sie als Titel z.B. "NEWLETTER für {AD_NAME_FIRMA} von ...". Der Empfänger sieht dann schon im Betreff seinen Namen!
  12. Sehen Sie sich das Ergebnis in der Vorschau-Ansicht an:


     
  13. Speichern Sie nun Ihre fertige Vorlage im Verzeichnis ...FlowFact/vorlagen/aktivi ab (Dateiname z.B. standard.htm):



    Wenn Sie z.B. das Logo per Link zu Ihrer Homepage eingefügt haben, erhalten Sie den Dialog "Eingebettete Dateien speichern". Übernehmen Sie einfach die Vorbelegung durch Klick auf OK. Das Logo wird dann zusammen mit der Vorlage im gleichen Verzeichnis (...vorlagen/aktivi) gespeichert.

FlowFact Mustervorlage in FlowFact anpassen

Aufwendigere Vorlagen sollten Sie über einen entsprechenden HTML-Editor erzeugen, wie z.B. Frontpage von Microsoft. Kleinere Änderungen können Sie selbstverständlich direkt in FlowFact durchführen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Vorlage, wie oben beschrieben.
  2. Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle, wo Sie z.B. Ihr Firmen-Logo einfügen möchten, erzeugen Sie eine neue Zeile und verwenden Sie die Funktion Bild einfügen, z.B.


     
  3. Oder markieren Sie z.B. den Text, um im anschließend eine andere Farbe zu geben:




Vorlage speichern (manuell aufrufen)

Wenn Sie Ihre Vorlage speichern wollen, um diese zu gegebener Zeit manuell aufzurufen, so gehen Sie bitte wie folgt vor.

  1. Klicken Sie dazu auf das Diskettensymbol

  2. Tragen Sie im darauf folgenden Dialog den Dateinamen ein und bestätigen Sie den Speichervorgang durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern.

Vorlage speichern (automatische Default-Vorlage)

Wenn Ihre Vorlage bei jeder neu erzeugten E-Mail automatisch geöffnet werden soll, so gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie per Rechtsklick auf einen freien Textbereich das Kontextmenü und verwenden Sie die Funktion Als Standardvorlage verwenden...

  2. Wichtig ist, dass Sie im darauf folgenden Dialog den vorgegebenen Pfad (Unterverzeichnis von ...flowfact/profiles) und Dateinamen Default_mail.htm verwenden.

Bestehende Vorlage als automatische Default-Vorlage speichern

Selbstverständlich können Sie jederzeit Ihre Default-Vorlage ändern. Wir zeigen Ihnen anschließend, wie Sie Ihre zuvor über ein externes Programm erstellte Vorlage dazu einrichten können.

  1. Erzeugen Sie in FlowFact eine neue E-Mail wie eingangs beschrieben, also so:


     
  2. Sie befinden sich anschließend im Fenster Aktivitäten. Die soeben erzeugte E-Mail dient nur als vorübergehende Vorlage und wird natürlich nicht versendet. Es ist deshalb egal, ob diese E-Mail mit einer Adresse verknüpft ist oder nicht. Auch die alle anderen Einstellungen, wie z.B. Art spielen jetzt keine Rolle.

    Klicken Sie nun bitte auf die Schaltfläche Vorlage öffnen/verwenden...:


     
  3. Wählen Sie Ihre Vorlage aus, z.B. .../FlowFact/vorlagen/aktivi/standard.htm:



    Achten Sie vor dem Öffnen darauf, dass im Listenfeld Dateityp die Einstellung Als Vorlage öffnen aktiv ist. Andern falls würden die Platzhalter verloren gehen. Das ist aber nicht weiter schlimm, denn die Auswahl können Sie jederzeit ändern und das Öffnen wiederholen. Die vorherige Anzeige wird bei jedem Öffnen aktualisiert.
  4. Jetzt ist Ihre Standard-Vorlage eigentlich schon fertig. Sogar der Betreff wurde automatisch eingefügt. FlowFact liest ihn aus dem sog. <Titel>-Tag aus. Sollte der Betreff bei Ihren Selbstversuchen nicht ausgefüllt werden, so tragen Sie einfach manuell ein. Er wird nach dem nächsten Speichern-Befehl (siehe unten) mitgespeichert.

    Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Platzhalter in der Betreff-Zeile erlaubt sind, z.B.     Ihre Nachricht vom {HEUTE}.
  5. Was Sie jetzt nur noch tun müssen, ist, FlowFact mitzuteilen, dass diese Vorlage bei jeder neuen E-Mail automatisch erscheinen soll. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste innerhalb des Notizfeldes, um im darauf folgenden Popup-Menü den Eintrag Als Standardvorlage verwenden... zu aktivieren:


     
  6. Verwenden Sie bitte im darauf folgenden Speichern-Dialog den vorgegebenen Pfad (...flowfact/profiles) und den Dateinamen Default_mail.htm, damit FlowFact diese Vorlage wieder findet bzw. automatisch öffnen kann.



    Von nun an, wird bei jeder neuen E-Mail diese Vorlage verwendet. Selbstverständlich sind dann an Stelle der Platzhalter die echten Daten eingetragen.

Visitenkarte erstellen (e-Mail Signatur)

Mustervorlagen

Die beiden folgenden Felder enthalten fertige Mustervorlagen (sowohl Plaintext, als auch HTML-Code), die Sie einfach markieren, kopieren und in FlowFact einfügen brauchen. Da die jeweiligen Firmen bzw. Benutzer-Daten per Platzhalter eingefügt werden, können Sie diese Vorlagen in der Regel ohne Veränderung für Ihre Zwecke übernehmen.

Im Abschnitt Achtung - seit Januar 2007 neue EU-Richtlinie am Anfang dieser Seite zeigen wir Ihnen, wie Sie unsere Vorlagen in Ihr FlowFact übernehmen. Die einzige Ausnahme ist, dass Sie dieses Mal die Kopien im Fenster Benutzer, Registerkarte e-Mail einfügen müssen.

Plaintext-Vorlage:

HTML-Vorlage:

Eigene Visitenkarten definieren

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Ihre eigenen Visitenkarten eingeben können und was Sie dabei insbesondere hinsichtlich der darin enthaltenen Logos beachten müssen.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf den Eintrag Benutzer:



    Aktivieren Sie zuerst die Registerkarte E-Mail und dann HTML-Signatur

  2. Im darunter liegenden Eingabefeld können HTML-Profis den Code direkt eingeben.
    Einfacher ist es, auf Muster zurück zu greifen.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Vorlage...
    Achten Sie darauf, dass Sie sich im Ordner ...\FlowFact\vorlagen.mus\signaturen befinden (u.U. müssen Sie im Feld Suchen in den genannten Ordner einstellen).
    Wählen Sie die Datei Beispiel.htm aus.
    Bestätigen Sie durch Klick auf Öffnen:


     
  3. Der HTML-Code befindet sich jetzt im Eingabefeld.

    Achten Sie unbedingt darauf, dass der HTML-Code weder einen <html>-, <head>-, noch <body>-Tag enthalten darf!




    Kontrollieren Sie das Ergebnis, indem Sie die Schaltfläche Vorschau anklicken:



    Wahrscheinlich werden die Platzhalter der Logos nicht korrekt angezeigt. Vermutlich deshalb, weil Sie noch kein eigenes Logo gespeichert haben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im nächsten Abschnitt "Hinweise für die Verwendung von Logos in der Visitenkarte".

Hinweise für die Verwendung von Logos in der Visitenkarte

Wie Sie aus der folgenden Abbildung erkennen können, können bei dieser Vorlage bis zu drei unterschiedliche Grafiken dargestellt werden, die sich jeweils in einer eigenen Tabellen-Spalte befinden.



Diese werden über Platzhalter eingefügt. Die Namen der Platzhalter und die empfohlene Größe der damit eingebetteten Grafiken haben wir Ihnen in der folgenden Übersicht zusammengestellt.

Mitarbeiter-Foto:
Das Foto des jeweiligen Mitarbeiters wird über den Platzhalter {BEN_AD_CONTACTPICTURE} eingefügt. Dieser Platzhalter übernimmt das Bild aus der mit dem jeweiligen FlowFact-Benutzer verknüpften Adresse. Achten Sie also, dass der Benutzer-Datensatz mit der Adresse des Benutzers verknüpft ist. So kontrollieren Sie die Verknüpfung:







Um die Größe des Bildes brauchen Sie sich nicht zu kümmern, da diese von FlowFact automatisch vorgegeben wird.
 

Firmen-Logo:
An dieser Stelle wird das Firmen-Logo angezeigt. Dafür ist der Platzhalter {STD_Firma1LOGO1} verantwortlich. Er übernimmt die im Feld Logo 1 (Fenster Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten) eingetragene Grafik:





Die Maximal-Größe sollte sein: Breite - 180 Pixel, Höhe 85 Pixel.
 

Zusatz-Logo:
Hier handelt es sich um ein Zusatz-Logo, d.h. in der Regel werden Sie es nicht benötigen. Verwenden Sie in einem solchen Fall einfach ein Blind-Pixel (siehe weiter unten). Der Platzhalter dazu lautet {STD_Firma1LOGO2} und lässt über den Namen bereits vermuten, über welches Feld er die Verbindung zur Grafik findet, nämlich direkt unterhalb des o.g. Feldes:



Die Maximal-Größe sollte sein: Breite - 200 Pixel, Höhe 60 Pixel.

Hinweise zu den Platzhaltern

Was bereits oben zu den Platzhaltern angegeben wurde, gilt selbstverständlich auch bei der Visitenkarten-Vorlage. In unserem Beispiel sorgen einige Platzhalter dafür, Daten aus dem Fenster Extras/Benutzer zu übernehmen:

E-Mail schreiben (einzelne Nachricht)

Haben Sie Ihre E-Mail-Vorlage als Default-Vorlage gespeichert, genügt künftig nur noch ein Mausklick, um auf sehr einfache Weise ansprechende E-Mail-Nachrichten zu ereugen.

  1. Öffnen Sie das Fenster Adressen, um zuerst den Empfänger zu suchen () bzw. neu einzugeben ().

    Achten Sie darauf, dass FlowFact beim Erzeugen einer neuen E-Mail immer die gerade im Adressen-Fenster sichtbare Adresse als Empfänger verwendet!
  2. Öffnen Sie im Navigator den Ordner E-Mail und klicken Sie dann auf Neue E-Mail

  3. Es erscheint die fertig vorbereitete E-Mail-Nachricht. In der folgenden Musterabbildung sind alle automatisch erzeugten Daten rot umrandet:

  4. Ergänzen Sie die Vorlage mit Ihrem individuellen Text.
  5. Stellen Sie Ihre Nachricht durch Klick auf Versenden in den E-Mail Post-Ausgang:

  6. Um den Postausgang zu leeren, klicken Sie im Navigator auf Mails empfangen/senden:



    Das Leeren des Postausgangs ist bei installiertem FlowFact Mail-Dienst (optional) nicht notwendig, da dieser sowohl das Senden, als auch den Empfang von E-Mails automatisch steuert.

    Der Empfänger erhält Ihre E-Mail mit anhängender Visitenkarte, z.B.:

     

Massen E-Mail (z.B. Newsletter)

Auch der Versand eines Newsletters ist mit FlowFact auf einfache Weise möglich. Anschließend zeigen wir Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten:

Vorbereitungen / Newsletter-Vorlage speichern
  1. Jeder Abonnent wird als Adresse im Fenster Adressen gespeichert, natürlich mit dessen E-Mail-Adresse. Außerdem muss er ein eindeutiges Merkmal erhalten (z.B. NEWSLETTER)! So gekennzeichnete Adressen finden Sie mit nur wenigen Mausklicks über die Funktion Spezialsuchen (siehe weiter unten).
  2. Fertigen Sie zunächst eine Newsletter-Vorlage an, auf die Sie künftig immer wieder zurück greifen. Sollen Ihre Newsletter optisch etwas aufwendiger gestaltet werden, empfehlen wir Ihnen diese über ein externes Programm (z.B. Frontpage, wie oben unter "E-Mail-Vorlage in externem Programm erstellen" beschrieben) zu erzeugen.
  3. Um den Betreff persönlicher zu machen, können Sie z.B. den Namen des Empfängers darin erwähnten, z.B. "NEWLETTER für {AD_NAME_FIRMA} von ....". Auch dazu mehr im obigen Abschnitt "E-Mail-Vorlage in externem Programm erstellen".
  4. Speichern Sie Ihr Newsletter-Originale immer im gleichen Ordner, z.B. ...flowfact/vorlagen/aktivi/newsletter mit einem sinnvollen Dateinamen ab, z.B. 2006_08.htm (zuerst das Jahr, dann den zweistelligen Monat - für optimales Sortieren). Verwenden Sie den Befehl Vorlage speichern wie oben unter "E-Mail-Vorlage in externem Programm erstellen" beschrieben.

    Achten Sie darauf, dass die Platzhalter nicht durch Daten ersetzt werden. Die Platzhalter in den eckigen Klammern müssen also noch vorhanden sein!
Adressen suchen / Empfängerliste zusammenstellen
  1. Öffnen Sie das Fenster Adressen:
  2. Starten Sie Spezialsuche:
  3. Klicken Sie auf das Merkmalefeld:

  4. Wählen Sie das Merkmal "NEWSLETTER" (Beispiel) ...



    ... und bestätigen Sie durch Klick auf:

  5. Bestätigen Sie den Suchvorgang durch Klick auf OK in der Symbolleiste:

  6. Speichern Sie nun die erzeugte Liste ab. Klicken sie dazu auf ...



    oder verwenden Sie die Listenfunktion ...



    Auf diese Weise können Sie zwischenzeitlich neu hinzugekommene Abonnenten von den bereits verständigten Abonnenten unterscheiden (siehe Funktion Listensubtraktion).
Newsletter E-Mail Vorlage erzeugen / Newsletter versenden
  1. Erzeugen Sie eine neue Neue E-Mail

  2. Laden Sie jetzt Ihren fertigen, bereits bespeicherten Newletter durch Klick auf:



    ... und anschließender Auswahl des Dateinamen (z.B.  2006_08.htm - siehe oben). Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass als Dateityp (im unteren Bereich des Auswahldialogs Als Vorlage öffnen eingestellt ist:

  3. Jetzt sollte Ihre Newsletter mit den darin enthaltenen Platzhaltern zu sehen sein. Kontrollieren Sie, ob der Inhalt korrekt angezeigt wird (Schriftgröße, Schriftart, Farben, etc.). Verwenden Sie dazu am besten die HTML-Ansicht durch Klick auf:



    Wenn Sie auf "Nummer sicher" gehen wollen, senden Sie sich selbst zunächst ein Exemplar.
  4. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Newslettervorlage korrekt ist, können Sie mit dem Versand beginnen.
    Wir gehen davon aus, dass sich Ihre Abonnenten immer noch in der Adressenliste befinden. Ist dem nicht der Fall, so können Sie ja den zuvor gespeicherten Listencontainer öffnen, den Sie z.B. so finden: Fenster Aktivitäten öffnen, Standardsuche [F9]: Option Was war heute?.
  5. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail, sofern Sie zuvor in der HTML-Ansicht waren:

  6. Starten Sie den Massenversand, indem Sie auf das Feld An klicken und die Funktion Serienmails aus Adressen-Liste aktivieren:


     

Serien E-Mail erstellen

Betreff eingeben

Geben Sie den Betreff ein. Sie können hier auch Platzhalter verwenden, wie z.B.:

Texteingabe mit Platzhaltern
  1. Wenn Sie Ihren Text formatieren wollen (z.B. Fettschrift, Unterstreichungen, Farben), so aktivieren Sie zuerst den HTML-Modus durch Klick auf


    Dies ist auch notwendig, wenn Sie Grafiken (z.B. Ihr Logo) einfügen wollen (siehe folgende Beschreibung).
  2. Geben Sie zuerst den Anrede-Platzhalter ein:

Rechtschreibprüfung

Prüfen Sie nun Ihre Vorlage auf Schreibfehler. Klicken Sie dazu innerhalb Ihres Textes mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Einblendmenü z.B. diese Funktion aus:



Evtl. gefundene Fehler werden in roter Schrift angezeigt. Die rote Farbe erscheint natürlich nur vorübergehend, d.h. beim nächsten Speichern bzw. Anzeigen des Datensatzes verschwinden diese Kennzeichnungen.

Unsere Serien-Vorlage könnte nun so z.B. aussehen:

E-Mail als Vorlage speichern

Speichern Sie nun Ihre Vorlage ab, indem Sie auf das Disketten-Symbol klicken ...

... und im darauf folgenden Dialog den Dateinamen eintragen.

Serien E-Mail testen

Bevor Sie mit dem Versand der Serien E-Mails beginnen, sollten Sie zunächst Ihre Vorlage testen. Gehen Sie bitte dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Fenster Adressen durch Klick auf



    im Navigator. Am besten legen Sie sich eine Test-Adresse an oder (sofern vorhanden) Sie verwenden Ihre eigene Adresse. Eine Adresse also, die eine persönliche E-Mail-Adresse enthält.

    In der Adressen-Liste sollte also NUR EINE Adresse sichtbar sein.
  2. Gehen Sie wieder zurück zu Ihrer Serienvorlage. Klicken Sie dazu im Navigator auf

  3. Klicken Sie nun auf das Feld An und wählen Sie den Eintrag zum Erstellen der Serien E-Mail aus:

  4. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit JA.
    Die Funktion ist beendet, sobald der Aktionsbalken verschwunden ist.
  5. Die Vorlagen-Aktivität befindet sich nun im Änderungsmodus.
    Sobald Sie nun auf die -Schaltfläche klicken, erscheint die Registerkarte Vorgang in roter Schrift:

  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorgang und wählen Sie den zweiten Listeneintrag aus:

  7. Jetzt sehen Sie die E-Mail mit den ausgefüllten Platzhaltern. Prüfen Sie diese nun noch einmal genau. Beachten Sie insbesondere ob die Platzhalter mit den gewünschten Daten ersetzt wurden.
  8. Wenn Sie wollen, können Sie diese Text-Mail löschen. ABER VORSICHT, nicht die Original-Vorlage löschen!! Gehen Sie lieber auf Nummer Sicher und verwenden Sie die Funktion Zum Löschen markieren:

Serien E-Mail versenden

  1. Zunächst müssen Sie zuerst die Adressen zusammenstellen, denen Sie jeweils die gleiche E-Mail (abgesehen von den Platzhalter-Daten) senden wollen.

    Klicken Sie also wieder auf das Symbol des Adressenfensters im Navigator:

  2. Suchen Sie nun die gewünschten Adressen. Vielleicht haben Sie z.B. über Merkmale bestimmte Adressen gekennzeichnet. In diesem Falle bietet sich die Spezialfenster-Suche und Auswahl des/der jeweiligen Merkmals/Merkmale an.

    Oder Sie übernehmen die im Fenster Aktivitäten angezeigten Adressen durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Adressen-Liste&



    & um nur einige Beispiele zu nennen.
  3. Nachdem Sie Ihre Liste im Fenster Adressen zusammengestellt haben, gehen Sie wieder zurück zu Ihrer E-Mail-Vorlage. Klicken Sie also wieder auf

  4. Klicken Sie nun auf das Feld An und wählen Sie den Eintrag zum Erstellen der Serien E-Mail aus:

  5. Bestätigen Sie wieder die folgende Abfrage mit JA.
    Jetzt werden die jeweiligen Kopien der Vorlage erzeugt, dort die Platzhalter ausgefüllt, evtl. Anlage-Verknüpfungen durch die echte Datei ersetzt und in den Postausgang übertragen. Die Funktion ist beendet, sobald der Aktionsbalken verschwunden ist.
  6. Die Vorlagen-Aktivität befindet sich nun im Änderungsmodus.
    Klicken Sie wieder auf und , wenn Sie die erzeugten Vorgänge kontrollieren wollen.
  7. Verfügen Sie nicht über einen E-Mail-Server, so müssen Sie jetzt noch die Versand der erzeugten E-Mail starten. Klicken Sie dazu im Navigator auf: