Terminabstimmung

Mit der Terminabstimmung für Performer 2014 R2 können Sie Besprechungen planen, Teilnehmer hinzufügen und einladen und deren Antworten direkt im Termin verwalten. All dies wird über das Standardprotokoll iCAL realisiert. Dadurch können die Einladungen und Antworten sehr einfach mit anderen Systemen wie Outlook, Google oder auch dem Apple Kalender ausgetauscht werden.

 

 

Termin als Besprechung anlegen

Um eine neue Besprechung anzulegen öffnen Sie den Kalender und markieren wie gewohnt den Bereich, in welchem die Besprechung stattfinden soll. Nachdem Sie den Bereich markiert haben, betätigen Sie die rechte Maustaste und im sich öffnenden Kontextmenü finden Sie nun den Eintrag „Neue Besprechung“.

 

 

Betätigen Sie diese Option wird die Besprechung angelegt und Ihnen direkt angezeigt.

 

Zusätzlich zu den Standard Informationen von Terminen wird Ihnen bei der Besprechung nun im unteren rechten Bereich die Besprechungsinformation angezeigt.

In der ersten Box „Besprechung“ werden alle Informationen zur Besprechung angezeigt. So ist dort ersichtlich wer diese Besprechung geplant hat, wann diese stattfindet und wie die Benennung des Termins ist. Zusätzlich finden Sie hier eine Textbox zum Hinzufügen einer Notiz, welche beim Versand der Einladungen mit gesendet wird. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die hier eingetragene Notiz auch an die Teilnehmer versendet wird. Die Notiz aus dem Standard-Notizfeld des Termins ist nur für interne Zwecke und wird nicht in der Außenkommunikation verwendet.

 

Neben der Box für die Informationen findet sich die Box mit den Teilnehmern dieser Besprechung. Diese ist selbstverständlich bei unserer neu erstellten Besprechung erst einmal nur mit uns selbst als Organisator befüllt. Im Kopfbereich finden Sie eine kurze Übersicht der Status aller Teilnehmer. In unserem Beispiel sehen Sie, dass bis jetzt ein Teilnehmer an der Besprechung teil nimmt und dieser auch bereits bestätigt hat. Bei diesem einen Teilnehmer handelt es sich um Sie selbst als Organisator.

 

Bestehenden Termin in Besprechung umwandeln

Sie können auch bereits bestehende Termine in einen Besprechungstermin umwandeln, um Teilnehmer einladen zu können. Dazu öffnen Sie einfach den gewünschten Termin in Performer CRM und wählen auf dem Ribbon „Start“ in der Gruppe „Aktion“ die Funktion „Besprechung erstellen“ aus.

Dadurch wird der normale Termin in eine Besprechung umgewandelt und die speziellen Funktionen und Bereiche einer Besprechung stehen Ihnen auch hier zur Verfügung.

 

Sie können jeden beliebigen Termin in eine Besprechung wandeln, die verwendete Aktivitätenart ist hierbei egal und bleibt immer erhalten.

 

Teilnehmer hinzufügen

In der Box „Teilnehmer“ finden Sie den Button „Hinzufügen“. Über einen Klick auf diesen können Sie neue Teilnehmer zur Besprechung hinzufügen. Nach dem Klick öffnet sich eine Suchmaske, in welcher Sie nach den entsprechenden Teilnehmern suchen können. Bitte beachten Sie, dass jeder Teilnehmer an einer Besprechung auch als Kontakt in Performer CRM vorhanden sein muss. Das Hinzufügen von reinen E-Mail Adressen ohne einen Kontakt in Performer CRM ist nicht möglich.

 

Tragen Sie im Suchbereich einfach wie gewohnt den Nachnamen des gesuchten Kontaktes ein und bestätigen Sie die Suche mit Enter oder einem Klick auf die Lupe. Sollten zu Ihrer Suche Treffer im System gefunden werden, werden Ihnen diese als Liste unter dem Suchbegriff angezeigt. Durch einen Klick auf den entsprechenden Kontakt wählen Sie diesen als Teilnehmer für Ihre Besprechung aus.

Wählen Sie auf diese Weise beliebig viele Teilnehmer für Ihre Besprechung aus, bis diese vollständig gefüllt ist.

Bitte beachten Sie, dass immer die gesamten Kontakte des Systems durchsucht werden, welche nicht archiviert sind. Sollten Sie einmal auch das Archiv durchsuchen wollen betätigen Sie nach der Suche die Schaltfläche „Archiv mit einbeziehen“.

 

E-Mail eines Teilnehmers ändern

Eine Adresse in Performer CRM kann mehrere E-Mail Adressen enthalten. Da die Kommunikation bei der Terminabstimmung über E-Mails läuft, muss jedem Teilnehmer eine E-Mail Adresse zugewiesen sein. Sollte eine Adresse mehrere E-Mail Adressen besitzen können Sie die gewünschte E-Mail Adresse direkt am Teilnehmer auswählen, nachdem Sie diesen der Besprechung hinzugefügt haben. Dazu klicken Sie einfach auf die angezeigte E-Mail Adresse.

 

 

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie dann die gewünschte E-Mail Adresse des Teilnehmers aus.

 

Einladungen versenden

Nachdem Sie nun eine neue Besprechung erstellt oder einen vorhandenen Termin in eine Besprechung umgewandelt haben und alle Teilnehmer hinzugefügt wurden, können Sie diese nun einladen. Dazu reicht einfach ein betätigen der Speichern-Schaltfläche in der Ribbon Bar.

Sollten nun Teilnehmer auf der Besprechung eingetragen sein, welche noch keine Einladung erhalten haben erscheint eine Infobox.

Diese Box fragt Sie nun, ob für diese Teilnehmer eine Einladung versendet werden soll. Durch einen Klick auf „Ja“ bestätigen Sie dieses und die entsprechenden Einladungen werden als E-Mail generiert und an die Teilnehmer versendet.

Sollten Sie einmal die Einladungen erneut versenden wollen, so können Sie dies über eine Funktion in der Ribbon Bar durchführen. Sie finden die Funktion „Teilnehmer erneut einladen“ auf der Ribbon „Start“ unter der Gruppe „Aktionen“.

 

Teilnehmerstatus ändern

Bei jedem Teilnehmer finden Sie den Status seiner Antwort unterhalb der genutzten E-Mail Adresse. Dieser Status wird durch die Terminabstimmungsfunktion automatisch gepflegt, wenn der Teilnehmer Ihnen eine Antwort-E-Mail im entsprechenden Format zusendet. Sollte dies einmal nicht möglich sein, weil das E-Mail Programm des Teilnehmers den Standard-iCAL nicht unterstützt oder Sie bekommen seine Rückmeldung kurz telefonisch, können Sie den Status auch jederzeit manuell verändern.

Dazu klicken Sie einfach auf den Status des Teilnehmers der geändert werden soll.

 

Es öffnet sich nun ein Dialog, in welchem Sie den entsprechenden Status für den Teilnehmer auswählen können. Klicken Sie dazu einfach auf den gewünschten Status und dieser wird für den Teilnehmer übernommen.

 

Bestehende Besprechungen ändern

Besprechung verschieben

Sollte es bei einer bereits bestehenden Besprechung zu einer Verschiebung kommen, können Sie diese wie gewohnt im Termin selbst oder direkt im Kalender vornehmen. Dazu wählen Sie den Termin im Kalender einfach aus und schieben ihn an die neue gewünschte Position.

Sobald der Termin verschoben wurde erkennt Performer CRM, dass es sich hier um eine Besprechung handelt und eine Infobox erscheint.

In dieser Box werden Sie informiert, dass Sie eine Besprechung verschieben und dass die eingeladenen Teilnehmer informiert werden müssen. Wenn Sie der Verschiebung mit Klick auf „Ja“ zustimmen wird Ihr Termin auf den gewünschten Platz verschoben und bereits eingeladenen Teilnehmern wird eine neue Einladung zugesandt.

Zusätzlich werden alle Status der bereits eingeladenen Teilnehmer wieder zurückgesetzt, da eventuelle Zu- oder Absagen für den alten Terminzeitraum gelten und der neue Zeitraum ja erneut bestätigt werden muss.

Teilnehmer vor Verschiebung:

Teilnehmer nach der Verschiebung:

 

Besprechung löschen

Um eine von Ihnen geplante Besprechung zu löschen öffnen Sie einfach den Termin und betätigen wie gewohnt die Löschen-Schaltfläche in der Ribbon Bar. Performer CRM erkennt nun, dass es sich um eine Besprechung handelt und öffnet eine Infobox.

In dieser Box können Sie entscheiden, ob Sie die eingetragenen Teilnehmer mit einer Absage informieren wollen. Dies macht immer dann Sinn, wenn Sie die Teilnehmer bereits eingeladen haben und der Termin nun nicht stattfindet. Wenn noch niemand eingeladen worden ist und Sie den Termin einfach löschen wollen können Sie dies auch tun, indem Sie in der Box die Option „Nein“ wählen. Bestätigen Sie diese Meldung mit „Ja“ erhalten alle Teilnehmer der Besprechung eine Absage zum Termin welche Sie mit Ihren eigenen Programmen automatisch verarbeiten können.

 

Besprechung verlängern/verkürzen

Bereits bestehende Termine können auch jederzeit in ihrer Länge verändert werden. Haben Sie den Termin zu kurz angesetzt öffnen Sie einfach den Kalender und ziehen den gewünschten Termin auf die neue Länge. Auch hier erkennt Performer CRM, dass es sich um eine Besprechung handelt und reagiert erneut mit einer Infobox.

In dieser können Sie die Verschiebung noch einmal bestätigen oder abbrechen. Auch werden Sie darüber informiert, dass alle bereits eingeladenen Teilnehmer über die Verschiebung informiert werden. Dies geschieht automatisch über eine E-Mail an die entsprechenden Teilnehmer.

Darüber hinaus wird der Teilnahmestatus jedes bereits eingeladenen Teilnehmers wieder zurückgesetzt bis eine erneute Bestätigung im System eingeht. Der Teilnehmer hatte ja für die ursprünglich angesetzte Zeit zugesagt und durch die Verlängerung ist nun nicht mehr klar ob er noch teilnehmen wird.

 

Termineinladungen beantworten

Mit der neuen Terminabstimmung können Sie nicht nur Besprechungen anlegen und verwalten - Sie können selbstverständlich auch auf Termineinladungen reagieren. Wenn ein Kunde oder Geschäftspartner Ihnen eine Termineinladung sendet welche das Standardformat iCAL nutzt, wird Performer CRM dies erkennen und Ihnen eine spezielle Ansicht für diese Einladung zur Verfügung stellen.

Die Termineinladungsansicht teilt sich in drei Bereiche.

Der erste Block ist die Besprechungsübersicht. Hier finden sich alle Daten zum eingeladenen Termin wie der Absender, ein Titel zum Termin selbst, wann der Termin stattfindet und eine Notiz des Einladenden zur Besprechung. Zusätzlich finden Sie in der oberen rechten Ecke dieses Blockes die Schaltflächen um auf die Termineinladung zu reagieren. Betätigen Sie einfach eine dieser Schaltflächen und das System wird den Rest automatisch erledigen.

Der Organisator erhält dann eine E-Mail mit Ihrer Antwort, welche direkt automatisch verarbeitet werden kann. Auch Ihr Kalender wird entsprechend Ihrer Antwort gepflegt, haben Sie zugesagt wird der Termin im Kalender angezeigt und mit einem farbigen Balken markiert. Bei einer Absage wird der Termin aus Ihrem Kalender entfernt.

Der zweite Block ist ein Kalender. Dieser Kalender zeigt Ihnen genau Ihre Termine zum Zeitpunkt des Termins zu dem Sie eingeladen wurden. So können Sie sofort auf einen Blick erkennen, ob Sie zum Zeitpunkt des Termins Zeit haben.

Der letzte Block zeigt Ihnen die Teilnehmer, welche auch zur Besprechung eingeladen wurden. Sollte die verwendete E-Mail Adresse in Ihrem Performer CRM System hinterlegt sein, erhalten Sie hier den vollständigen Namen mit Bild, sofern hinterlegt, der entsprechenden Personen. Sollte die verwendete E-Mail Adresse nicht bekannt sein, wird Ihnen nur diese angezeigt.

 

Verarbeitung im Mobile Sync

Die so erzeugten Besprechungstermine werden natürlich auch über den Mobile Sync, sofern vorhanden und im Einsatz, auf Ihr mobiles Gerät synchronisiert. Hierbei gilt es zu beachten, dass die Besprechungsfunktionalitäten nur direkt im Performer CRM vorgenommen werden können. Die Synchronisation ist lediglich dazu da, die zusätzlichen Informationen ebenfalls in den Termin zu schreiben. Es ist ein rein lesender Zugriff - eine Bearbeitung ist über die synchronisierten Termine nicht möglich.

 

Der Betreff des Termins enthält die zusätzliche Information, dass es sich um eine Besprechung handelt und der Termin daher schreibgeschützt ist. Auch Ihr eigener Status auf diesem Termin wird direkt im Betreff angezeigt.

Unter weitere Informationen im Notizbereich finden Sie zusätzlich Daten zur Besprechung und den Teilnehmern.