× FLOWFACT

Tipps und Tricks

AutoText: Textbausteine automatisch einfügen

Verwenden Sie einige Bausteine häufig in Ihren E-Mails? Dann sparen Sie sich Zeit, indem Sie AutoTexte in FLOWFACT benutzen.

Klicken Sie links unten auf „Administration“, um in den Administrationsbereich zu gelangen. Dort klicken Sie auf den Reiter „AutoText“.

Administrationsbereich

In der Tabelle können Sie dann ein Kürzel definieren und einen dazugehörigen Textbaustein, z.B.: „fragen“ als Kürzel für den Text: „Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne telefonisch unter… usw.“ zur Verfügung. Sie können dabei auch Platzhalter für Ihre Telefonnummer oder E-Mailadresse benutzen ({Ben_Telefonbuero} und {Ben_Email}). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben auf speichern.

Danach können Sie beim Verfassen von E-Mails oder beim Bearbeiten von Aktivitäten einfach das Kürzel eingeben und danach F3 drücken, um den Textbaustein automatisch einzufügen.

Eingabemaske für Autotexte


Autoresponder als Abwesenheitsnotiz

Mailmanager aufrufen

Autoresponder öffnen

Text für Abwesenheitsnotiz eingeben

Urlaub ist ein schöne Sache, jedoch ist wichtig, dass Ihre Geschäftskontakte bescheid wissen, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind und wer stattdessen Ansprechpartner bei Fragen ist.

Um eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, klicken Sie im Aktivitätenfenster auf den Reiter „E-Mail“ und dann auf das Icon „Mailmanager“. Wählen Sie unter Ihrer eigenen E-Mail-Adresse den Punkt AutoReply und dann auf „Ändern“.

Geben Sie Ihren Text ein, der als automatische E-Mail verschickt werden soll, während Sie abwesend sind. Setzen Sie darüber den Haken „AutoReply aktiv“ und dann auf OK. Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, können Sie an der gleichen Stelle die Abwesenheitsnotiz wieder deaktivieren.

Wenn die Abwesenheitsnotiz aktiv ist, erinnert FLOWFACT Sie daran, sobald Sie das Programm beenden. So verhindern Sie, dass die automatische Antwort länger aktiv bleibt, als nötig.