DSGVO

FLOWFACT UNTERSTÜTZT SIE BEI IHRER
DSGVO-UMSETZUNGSSTRATEGIE

Am 25. Mai 2018 trat die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Zur Umsetzung der DSGVO bietet FLOWFACT Ihnen diverse Unterstützung an: Um für Sie gute Voraussetzungen zur Einhaltung der Verordnung zu schaffen, hat FLOWFACT einige Anpassungen der Produkte vorgenommen. Darüber hinaus finden weiterhin informative Webinare mit Rechtsanwalt Sven R. Johns, Experte im Immobilienrecht, statt.

Jedes Unternehmen muss sich früher oder später mit der neuen EU-Verordnung zum Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern auseinandersetzen. Bei dieser Verordnung handelt es sich um eine neue Gesetzgebung, mit der die Datenschutzrechte von EU-Bürgern in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten gestärkt und für Unternehmen strengere, umfangreichere Pflichten hinsichtlich des transparenten und sicheren Umgangs mit diesen Daten festgelegt werden. Die DSGVO ist nicht nur von in der EU ansässigen Unternehmen anzuwenden, sondern auch von allen Organisationen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten und für diese verantwortlich sind.

Immobilienunternehmen sammeln an diversen Stellen Daten von Verkäufern, Vermietern, Käufern, Interessenten, Partnerfirmen usw. Diese Kundendaten werden verarbeitet und gespeichert. Deshalb unterliegen die Immobilienunternehmen den gesetzlichen Anforderungen, die das Datenschutzgesetz stellt. Hinzu kommen weitere Daten, die erfasst werden, z.B. von Mitarbeitern und Bewerbern.

Die DSGVO macht allen Unternehmen zunächst Aufwand und sorgt aktuell für eine sehr detaillierte Betrachtung aller Zusammenhänge und Prozesse – dennoch gibt es gute Gründe für den richtigen Umgang mit den anvertrauten persönlichen Daten aller Personen, Ihrer Interessenten und Kunden. Je besser Sie Wege finden, für Ihr Unternehmen mit den Vorgaben umzugehen, desto besser wird das Kundenerlebnis sein und somit Ihr Erfolg als Dienstleister.

Das Team von FLOWFACT hofft sehr, Sie mit den bereitgestellten Informationen und Anpassungen an den Produkten bei einer effektiven Umsetzung Ihrer DSGVO-Strategie unterstützen zu können.

Rechtlicher Hinweis

Die hier aufgeführten Inhalte sollen weder als Standardwerk über den Datenschutz noch als rechtliche Beratung für Ihr Unternehmen dienen, auf das Sie sich bei der Einhaltung der DSGVO stützen können. Diese rechtlichen Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände und Anwendungsfälle anwendet. FLOWFACT weist Sie deshalb darauf hin, dass Sie bei Beratungsbedarf über Ihre Auslegung dieser Informationen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten. Sie dürfen sich demnach auf dieses Dokument weder als Rechtsberatung stützen noch als Empfehlung für eine bestimmte Auslegung geltenden Rechts.

Informationsangebote von FLOWFACT

WebinarE

Rechtsanwalt Sven R. Johns hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in allen rechts- und praktischen Fragen rund um die Immobilienwirtschaft.

Diese Webinarserie behandelt aktuelle und spannende Themen rund um die Immobilie. Was Sie in der Praxis beachten müssen, erfahren Sie in dieser Webinarreihe.

Die Teilnahme für Kunden ist kostenfrei. 

Whitepaper zum Download

 

In Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Sven R. Johns wurde ein Whitepaper mit den wichtigsten Informationen zum Thema DSGVO erstellt.

FAQ - Häufigste Fragen und Antworten

Aus den Webinaren und Ihren Fragen haben wir zusätzlich zum Whitepaper eine Frequently Asked Questions (FAQ)-Sammlung zusammengestellt.

Auch hier erhalten Sie Antworten auf die wichtigsten und meist gestellten Fragen.

 

Die Anpassungen für Ihr FLOWFACT Performer CRM sind ab sofort als kostenfreies AddIn “Einwilligung” verfügbar:

  • Eingabehilfe als Detaildatensatz der Adresse zur Erfassung der Quelle der Einwilligung (mit vordefinierten Inhalten, anpassbar), Zweck der Einwilligung, Datum der Einwilligung, Widerrufsdatum, Widerrufsgrund
  • Neue Merkmale “Einwilligung vorhanden /  widerrufen” werden automatisch an der Adresse gesetzt
  • Automatische Abfrage bei Adress-Anlage “Wollen Sie eine Einwilligung zur Datenerfassung erfassen?” mit eigener Benutzeroberfläche zur einfachen, einheitlichen Erfassung
  • Funktion für importierte/existierende Adressen (“Einwilligung erfassen”) sowie “Bearbeiten der Einwilligung”
  • Wenn ein Widerrufsdatum erfasst wird, erfolgt eine separate Abfrage “Wollen Sie alle Kontaktarten für diesen Kontakt automatisch sperren?” inkl. entsprechender Aktualisierung der Kennzeichnung an der Adresse
  • Zwei erweiterte Suchprofile, welche Ihnen die Einwilligungsbearbeitung erleichtern
  • Erweiterte Lösch-Funktion von Adressen mit einer zusätzlichen Abfrage “Welche Aktivitäten möchten Sie löschen?”

Weitere Informationen

 

Die Anpassungen für Ihr FLOWFACT hAPPy sind ab sofort für Sie verfügbar und helfen Ihnen dabei, die Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Diese Anpassungen beinhalten:

  • Neue Eingabefelder an der Adresse zur Erfassung der Quelle der Einwilligung (mit vordefinierten Inhalten), Zweck der Einwilligung, Datum der Einwilligung, Widerrufsdatum und Widerrufsgrund
  • Bereits existierende Adressen werden automatisch mit den oben genannten Eingabefeldern hinterlegt
  • Wenn ein Widerrufsdatum erfasst wird, erfolgt eine separate Abfrage “Wollen Sie alle Kontaktarten für diesen Kontakt automatisch sperren?” inkl. entsprechender Aktualisierung der Kennzeichnung an der Adresse
  • Neue erweiterte Suche, welche Ihnen die Identifizierung von Adressen ohne Einwilligung erleichtert
  • Erweiterte Lösch-Funktion von Adressen mit einer zusätzlichen Abfrage “Welche Aktivitäten möchten Sie löschen?”
  • Tool zur Einholung der Einwilligung über den Anfragenmanager (inkl. Schritt-für-Schritt-Anleitung und Video)

Weitere Informationen

Personenbezogende Daten aus den Kontaktformularen im https-Standard (Verschlüsselung):

  • https-Verschlüsselung der gesamten Website, wenn keine eigene Domain verwendet wird
  • https-Verschlüsselung der aller Formulardaten, auch wenn eine eigene Domain verwendet wird!

Zustimmung / Einwilligung abfragen:

  • Checkbox zur Zustimmung zu den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens, aktiv durch Kunden anklicken lassen (keine Voreinstellung)
  • Checkbox für die Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, aktiv durch Kunden anklicken lassen (keine Voreinstellung)

Hinweis auf AGB / Datenschutz / Widerruf:

  • Hinweis, dass die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit wiederrufen werden kann
  • Verlinkung mit der Datenschutzerklärung auf der Webseite
  • Speicherung und Aufbewahrung der Einwilligung des Kunden (Beweislast)
  • Aktualisierte Texte für die Datenschutzerklärung erweitert um Inhalte der DSGVO für alle Kunden, die keine individuellen Texte eingebunden haben. Alle anderen Kunden müssen diese manuell einbinden, den Text finden Sie hier zum Download und Einbinden auf Ihrer Website.

Download PDF

DATENSCHUTZERKLÄRUNG (MUSTER)

Wir haben Mustertexte für Sie erstellt. Diese können durch Ihre eigenen Texte zum Datenschutz ersetzt bzw. ergänzt werden. In den unten vorgestellten Mustertexten ist als Platzhalter ein Link zu Ihren Datenschutzhinweisen vorgesehen. Dies ist mit “IHR LINK” gekennzeichnet.

Ankündigung

Das Feature “hAPPY LEADS” wird ab sofort nicht mehr zur Verfügung stehen. Durch die Verschärfungen innerhalb der DSGVO ist ein Import von Privatanbieterdaten nicht länger realisierbar, da keine Einwilligung vorliegt.

Weitere Unterstüzungsangebote

FLOWFACT Performer CRM Unterstützung zur Umsetzung Ihrer DSGVO-Maßnahmen

Zur Umsetzung Ihrer DSGVO Maßnahmen können Sie Unterstützung vom FLOWFACT Consulting beauftragen, die die effiziente Bearbeitung von Suchen, Erweiterten Suchen, Datenlöschungen und mehr zeigen. Somit ist eine zielgerichtete Nutzung der bestehenden Funktionen sowie der erweiterten Tools möglich (siehe oben). Bitte beachten Sie, dass FLOWFACT keine Rechtsberatung durchführen darf. Die Umsetzung besteht aus Ihren konkreten Anforderungen, die Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und als Dienstleistung bei FLOWFACT beauftragt haben.

Bei Interesse oder Fragen freuen wir uns auf Ihre Nachricht:

PARTNERANGEBOT: MaklerWerft mit erweiterten, individuellen Lösungen für Sie

Die MaklerWerft hat einen 4-Stufen-Plan entwickelt, der eine Datenbankreinigung, die laufende Datenlöschung, die Absicherung von Neukontakten und die Sicherung von Datenbeständen beinhaltet. Das “DSGVO-Trockendock” liefert Ihnen ein Konzept, das – individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten – eine Einhaltung der DSGVO langfristig und automatisiert verankert.

DATENSCHUTZERKLÄRUNG (MUSTER)

Wir haben Mustertexte für Sie erstellt. Diese können durch Ihre eigenen Texte zum Datenschutz ersetzt bzw. ergänzt werden. In den unten vorgestellten Mustertexten ist als Platzhalter ein Link zu Ihren Datenschutzhinweisen vorgesehen. Dies ist mit “IHR LINK” gekennzeichnet.

Ankündigung

Das Feature “hAPPY LEADS” wird ab sofort nicht mehr zur Verfügung stehen. Durch die Verschärfungen innerhalb der DSGVO ist ein Import von Privatanbieterdaten nicht länger realisierbar, da keine Einwilligung vorliegt.

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FLOWFACT Performer CRM Unterstützung zur Umsetzung Ihrer DSGVO-Maßnahmen

Zur Umsetzung Ihrer DSGVO Maßnahmen können Sie Unterstützung vom FLOWFACT Consulting beauftragen, die die effiziente Bearbeitung von Suchen, Erweiterten Suchen, Datenlöschungen und mehr zeigen. Somit ist eine zielgerichtete Nutzung der bestehenden Funktionen sowie der erweiterten Tools möglich (siehe oben). Bitte beachte, dass FLOWFACT keine Rechtsberatung durchführen darf. Die Umsetzung besteht aus Ihren konkreten Anforderungen, die Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und als Dienstleistung bei FLOWFACT beauftragt hast.

Bei Interesse oder Fragen freuen wir uns auf Ihre Nachricht:

PARTNERANGEBOT: MaklerWerft mit erweiterten, individuellen Lösungen für Sie

Die MaklerWerft hat einen 4-Stufen-Plan entwickelt, der eine Datenbankreinigung, die laufende Datenlöschung, die Absicherung von Neukontakten und die Sicherung von Datenbeständen beinhaltet. Das “DSGVO-Trockendock” liefert Ihnen ein Konzept, das – individuell auf Ihr  Unternehmen zugeschnitten – eine Einhaltung der DSGVO langfristig und automatisiert verankert.

DATENSCHUTZERKLÄRUNG (MUSTER)

Wir haben Mustertexte für Sie erstellt. Diese können durch Ihre eigenen Texte zum Datenschutz ersetzt bzw. ergänzt werden. In den unten vorgestellten Mustertexten ist als Platzhalter ein Link zu Ihren Datenschutzhinweisen vorgesehen. Dies ist mit “IHR LINK” gekennzeichnet.

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Das Feature “hAPPY LEADS” wird ab sofort nicht mehr zur Verfügung stehen. Durch die Verschärfungen innerhalb der DSGVO ist ein Import von Privatanbieterdaten nicht länger realisierbar, da keine Einwilligung vorliegt.

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FLOWFACT Performer CRM Unterstützung zur Umsetzung Ihrer DSGVO-Maßnahmen

Zur Umsetzung Ihrer DSGVO Maßnahmen können Sie Unterstützung vom FLOWFACT Consulting beauftragen, die die effiziente Bearbeitung von Suchen, Erweiterten Suchen, Datenlöschungen und mehr zeigen. Somit ist eine zielgerichtete Nutzung der bestehenden Funktionen sowie der erweiterten Tools möglich (siehe oben). Bitte beachte, dass FLOWFACT keine Rechtsberatung durchführen darf. Die Umsetzung besteht aus Ihrem konkreten Anforderungen, die Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und als Dienstleistung bei FLOWFACT beauftragt hast.

Bei Interesse oder Fragen freuen wir uns auf Ihre Nachricht:

PARTNERANGEBOT: MaklerWerft mit erweiterten, individuellen Lösungen für Sie

Die MaklerWerft hat einen 4-Stufen-Plan entwickelt, der eine Datenbankreinigung, die laufende Datenlöschung, die Absicherung von Neukontakten und die Sicherung von Datenbeständen beinhaltet. Das “DSGVO-Trockendock” liefert Ihnen ein Konzept, das – individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten – eine Einhaltung der DSGVO langfristig und automatisiert verankert.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER
DATEN MIT DER FLOWFACT GMBH

Die FLOWFACT GmbH hat die Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (gemäß Art. 28 DSGVO) unter Ziff. XI der aktuellen AGB (www.flowfact.de/agb) schriftlich geregelt.

 

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