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FLOWFACT UNTERSTÜTZT SIE BEI IHRER DSGVO-UMSETZUNGSSTRATEGIE

Am 25.05.2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Zur Vorbereitung auf die neue DSGVO bietet FLOWFACT Ihnen diverse Unterstützung an: Um für Sie gute Voraussetzungen zur Einhaltung der Verordnung zu schaffen, hat FLOWFACT einige Anpassungen der Produkte vorgenommen. Darüber hinaus finden weiterhin informative Webinare mit Rechtsanwalt Sven R. Johns, Experte im Immobilienrecht, statt.

Jedes Unternehmen muss sich früher oder später mit der neuen EU-Verordnung zum Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern auseinandersetzen. Bei dieser Verordnung handelt es sich um eine neue Gesetzgebung, mit der die Datenschutzrechte von EU-Bürgern in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten gestärkt und für Unternehmen strengere, umfangreichere Pflichten hinsichtlich des transparenten und sicheren Umgangs mit diesen Daten festgelegt werden. Die DSGVO ist nicht nur von in der EU ansässigen Unternehmen anzuwenden, sondern auch von allen Organisationen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten und für diese verantwortlich sind.

Immobilienunternehmen sammeln an diversen Stellen Daten von Verkäufern, Vermietern, Käufern, Interessenten, Partnerfirmen usw. Diese Kundendaten werden verarbeitet und gespeichert. Deshalb unterliegen die Immobilienunternehmen den gesetzlichen Anforderungen, die das Datenschutzgesetz stellt. Hinzu kommen weitere Daten, die erfasst werden, z.B. von Mitarbeitern und Bewerbern.

Die DSGVO macht allen Unternehmen zunächst Aufwand und sorgt aktuell für eine sehr detaillierte Betrachtung aller Zusammenhänge und Prozesse – dennoch gibt es gute Gründe für den richtigen Umgang mit den anvertrauten persönlichen Daten aller Personen, Ihrer Interessenten und Kunden. Je besser Sie Wege finden für Ihr Unternehmen mit den Vorgaben umzugehen, desto besser wird das Kundenerlebnis sein und somit Ihr Erfolg als Dienstleister.

Das Team von Flowfact hofft sehr, dass wir Sie mit den bereitgestellten Informationen und Anpassungen an den Produkten bei einer effektiven Umsetzung Ihrer DSGVO-Strategie unterstützen.

 

RECHTLICHER HINWEIS

Die hier aufgeführten Inhalte sollen weder als Standardwerk über den Datenschutz noch als rechtliche Beratung für Ihr Unternehmen dienen, auf die Sie sich bei der Einhaltung der DSGVO stützen können. Diese rechtlichen Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände und Anwendungsfälle anwendet. Flowfact weißt Sie deshalb darauf hin, dass Sie bei Beratungsbedarf über Ihre Auslegung dieser Informationen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten. Sie dürfen sich demnach auf dieses Dokument weder als Rechtsberatung stützen noch als Empfehlung für eine bestimmte Auslegung geltenden Rechts.

 

INFORMATIONSANGEBOTE VON FLOWFACT

1. WEBINARREIHE MIT ANWALT SVEN JOHNS

Rechtsanwalt Sven R. Johns hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in allen Rechts- und praktischen Fragen rund um die Immobilienwirtschaft. Diese Webinarserie behandelt aktuelle und spannende Themen rund um die Immobilie. Was Sie in der Praxis beachten müssen, erfahren Sie in dieser Webinarreihe. Die Teilnahme für Kunden ist kostenfrei:

2. WHITEPAPER ZUM DOWNLOAD

In Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Sven R. Johns wurde ein Whitepaper mit den wichtigsten Informationen zum Thema erstellt. Zum Download

3. HÄUFIGSTEN FRAGEN UND ANTWORTEN (FAQ)

Aus den Webinare und Ihren Fragen haben wir zusätzlich zum Whitepaper ein Frequently Asked Questions (FAQ)-Sammlung zusammengestellt. Auch hier erhalten Sie Antworten auf die wichtigsten und meist gestellten Fragen.

 

FLOWFACT TOOLS FÜR IHRE DSGVO-UMSETZUNGSSTRATEGIE

Die Anpassungen für Ihre FLOWFACT Produkte werden Ihnen dabei helfen die Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Folgende neuen Funktionen unterstützen Sie bei der Umsetzung:

Performer CRM

Die Anpassungen für Ihr FLOWFACT Performer CRM sind ab sofort als kostenfreies AddIn “Einwilligung” verfügbar:

  • Eingabehilfe als Detaildatensatz der Adresse zur Erfassung der Quelle der Einwilligung (mit vordefinierten Inhalten, anpassbar), Zweck der Einwilligung, Datum der Einwilligung, Widerrufsdatum, Widerrufsgrund
  • Neue Merkmale “Einwilligung vorhanden /  widerrufen” werden automatisch an der Adresse gesetzt
  • Automatische Abfrage bei Adress-Anlage “Wollen Sie eine Einwilligung zur Datenerfassung erfassen?” mit eigener Benutzeroberfläche zur einfachen, einheitlichen Erfassung
  • Funktion für importierte/existierende Adressen (“Einwilligung erfassen”) sowie “Bearbeiten der Einwilligung”
  • Wenn ein Widerrufsdatum erfasst wird, erfolgt eine separate Abfrage “Wollen Sie alle Kontaktarten für diesen Kontakt automatisch sperren?” inkl. entsprechender Aktualisierung der Kennzeichnung an der Adresse
  • Zwei erweiterte Suchprofile, welche Ihnen die Einwilligungsbearbeitung erleichtern
  • Erweiterte Lösch-Funktion von Adressen mit einer zusätzlichen Abfrage “Welche Aktivitäten möchten Sie löschen?”

Weiter Informationen…

hAPPy / CX

Die Anpassungen für Ihr FLOWFACT hAPPy sind ab sofort für Sie verfügbar und helfen Ihnen dabei, die Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Diese Anpassungen beinhalten:

  • Neue Eingabefelder an der Adresse zur Erfassung der Quelle der Einwilligung (mit vordefinierten Inhalten), Zweck der Einwilligung, Datum der Einwilligung, Widerrufsdatum und Widerrufsgrund
  • Bereits existierende Adressen werden automatisch mit den oben genannten Eingabefeldern hinterlegt
  • Wenn ein Widerrufsdatum erfasst wird, erfolgt eine separate Abfrage “Wollen Sie alle Kontaktarten für diesen Kontakt automatisch sperren?” inkl. entsprechender Aktualisierung der Kennzeichnung an der Adresse
  • Neue erweiterte Suche, welche Ihnen die Identifizierung von Adressen ohne Einwilligung erleichtert
  • Erweiterte Lösch-Funktion von Adressen mit einer zusätzlichen Abfrage “Welche Aktivitäten möchten Sie löschen?”
  • Tool zur Einholung der Einwilligung über den Anfragenmanager (inkl. Schritt-für-Schritt-Anleitung und Video)

Weitere Informationen…

MAGNETIZE (Website)

Personenbezogende Daten aus den Kontaktformularen im https-Standard (Verschlüsselung):

  • https-Verschlüsselung der gesammten Website, wenn keine eigene Domain verwendet wird
  • https-Verschlüsselung der aller Formulardaten, auch wenn eine eigene Domain verwendet wird!

Zustimmung / Einwilligung abfragen:

  • Checkbox zur Zustimmung zu den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens, aktiv durch Kunden anklicken lassen (keine Voreinstellung)
  • Checkbox für die Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, aktiv durch Kunden anklicken lassen (keine Voreinstellung)

Hinweis auf AGB / Datenschutz / Widerruf:

  • Hinweis, dass die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit wiederrufen werden kann
  • Verlinkung mit der Datenschutzerklärung auf der Webseite
  • Speicherung und Aufbewahrung der Einwilligung des Kunden (Beweislast)
  • Aktualisierte Texte für die Datenschutzerklärung erweitert um Inhalte der DSGVO für alle Kunden, die keine individuellen Texte eingebunden haben. Alle anderen Kunden müssen diese manuell einbinden, den Text finden Sie hier zum Download und Einbinden auf Ihrer Website.

DATENSCHUTZERKLÄRUNG (MUSTERTEXT)

Wir haben für Sie Mustertexte erstellt. Diese können durch Ihre eigenen Texte zum Datenschutz ersetzt bzw. ergänzt werden. In den unten vorgestellten Mustertexten ist als Platzhalter ein Link zu Ihren Datenschutzhinweisen vorgesehen. Dies ist mit “IHR LINK” gekennzeichnet.

 

ABKÜNDIGUNGEN

Das Feature “hAPPY LEADS” wird Ihnen ab sofort nicht mehr zur Verfügung stehen. Durch die Verschärfungen innerhalb der DSGVO ist ein Import von Privatanbieterdaten nicht länger realisierbar, da keine Einwilligung vorliegt.


WEITERE UNTERSTÜTZUNGSANGEBOTE

FLOWFACT Performer CRM Unterstützung zur Umsetzung Ihrer DSGVO-Maßnahmen

Zur Umsetzung Ihrer DSGVO Maßnahmen können Sie Unterstützung vom FLOWFACT Consulting beauftragen, die die effiziente Bearbeitung von Suchen, Erweiterten Suchen, Datenlöschungen und mehr zeigen. Somit ist eine zielgerichtete Nutzung der bestehenden Funktionen sowie der erweiterten Tools möglich (siehe oben). Bitte beachten Sie, dass FLOWFACT keine Rechtsberatung durchführen darf. Die Umsetzung besteht aus Ihren konkreten Anforderungen, welche Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt haben und als Dienstleistung bei FLOWFACT beauftragen. Bei Interesse oder Fragen freuen wir uns auf Ihre Nachricht:
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PARTNERANGEBOT: MaklerWerft mit erweiterten, individuellen Lösungen für Sie

Die MaklerWerft hat einen 4-Stufen-Plan entwickelt, welcher eine Datenbankreinigung, die laufende Datenlöschung, die Absicherung von Neukontakten und die Sicherung von Datenbeständen beinhaltet. Das “DSGVO-Trockendock” liefert Ihnen ein Konzept, welches – individuell auf Ihr Unternehmen – eine Einhaltung der DSGVO langfristig und automatisiert verankert.
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VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN MIT DER FLOWFACT GMBH

Die FLOWFACT GmbH hat die Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (gemäß Art. 28 DSGVO) unter Ziff. XI der aktuellen AGB (www.flowfact.de/agb) schriftlich geregelt. Diese Vereinbarung wurde in mehreren Verfahren von der Rechtsberatung der FLOWFACT GmbH geprüft und freigegeben. Nach unserer Einschätzung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag zulässig und somit Vertragsbestanteil zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter.

Nachfolgend erhalten Sie zu Ihrer Information ein Zitat unserer Rechtsberatung.

“Die DSGVO schreibt nicht vor, wie der Auftrag zur Datenverarbeitung zustande kommen muss, sondern gibt lediglich eine Form vor, die der Auftrag am Ende haben muss. Er muss “schriftlich” abgefasst sein, “was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann”. Diese Form dient Dokumentations-, Authentizitäts- und Beweiszwecken (Wolff/Brink/Spoerr, BeckOK DatenschutzR, DSGVO Art. 28 Rn. 103), sagt aber über die Form des Vertragsschlusses nichts aus.

Das Zustandekommen und somit auch die Änderungen von bestehenden Auftragsverarbeitungsverträgen richten sich deshalb nach dem mitgliedsstaatlichen Recht (vgl. Paal/Pauly/Martini, DSGVO Art. 28 Rn. 24). In Deutschland gilt hierfür also das allgemeine Zivil- bzw. Vertragsrecht des BGB. Für AGB gilt nach deutschem Recht, dass eine Änderung von AGB bei einer entsprechenden Klausel in den AGB dadurch vorgenommen werden kann, dass der Vertragspartner auf die beabsichtigte Änderung hingewiesen wird und diese zumutbar wahrnehmen kann, und den Hinweis und die Möglichkeit zum Widerspruch erhält (Palandt/Grüneberg, BGB, § 305 Rn. 47; Erman/Roloff, BGB § 305 Rn. 43).”